Co jest potrzebne do zawarcia umowy?
Wydawać by się mogło, że każda umowa musi przybrać pewną sformalizowaną postać. Często zawarcie umowy utożsamiamy chociażby z koniecznością złożenia podpisów na dokumencie zawierającym wzajemne uzgodnienia stron. Bywa, że podczas sporu słyszymy od nielojalnego kontrahenta, że przecież “nie mieliśmy spisanej żadnej umowy”. Co jest wobec tego potrzebne do zawarcia umowy oraz na co warto zwrócić szczególną uwagę przy zawieraniu umów, tak, by potem móc je skutecznie egzekwować? Poniżej postaramy się nieco przybliżyć ten temat.
Spis treści
Czym jest umowa?
Umowa jest czynnością prawną, polegającą na złożeniu przez strony zgodnych oświadczeń woli. O pojęciach “oświadczenia woli” i “czynności prawnej” przeczytasz w poprzednich wpisach:
Skoro umowa składa się ze zgodnych oświadczeń woli, to w tym miejscu należy przypomnieć brzmienie art. 60 kodeksu cywilnego, według którego z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej.
Czy jednak rzeczywiście dla skuteczności umowy bez znaczenia pozostaje forma, w której ją zawrzemy?
Umowy towarzyszą nam na co dzień i często przy drobnych czynnościach nawet nie analizujemy procesu ich zawierania. Kasując bilet w autobusie nie skupiamy się przecież na tym, że właśnie zawarliśmy umowę przewozu, dorabiając klucze – umowę o dzieło, a wypożyczając miejski rower – umowę najmu. Te proste przykłady pokazują, że zawarcie umowy zasadniczo nie musi odbywać się w sposób sformalizowany. Są jednak sytuacje, w których dla skutecznego zawarcia umowy nie wystarczy złożenie oświadczeń woli w dowolnej formie.
Formy zawierania umów w prawie cywilnym
Wśród form czynności prawnych, w tym również umów, możemy wyróżnić:
- zwykłą formę pisemną,
- formę pisemną z urzędowym poświadczeniem daty (data pewna),
- formę pisemną z urzędowym poświadczeniem podpisu,
- formę elektroniczną,
- formę dokumentową,
- formę aktu notarialnego.
Jako że materia związana z formami czynności prawnych jest niezwykle istotna, ale zarazem także obszerna, poniżej skupimy się wyłącznie na wybranych zagadnieniach.
Forma pisemna
Wydaje się, że w obrocie nieprzerwanie króluje forma pisemna zawierania umów. Aby zawrzeć umowę w zwykłej formie pisemnej wymagane jest złożenie przez strony własnoręcznych podpisów na dokumencie, który zawiera oświadczenia woli. Co istotne, podpisy te nie muszą wcale zostać złożone na tym samym egzemplarzu umowy. Forma pisemna zostanie także zachowana, gdy zawierający umowę wymienią się dokumentami, z których każdy obejmie oświadczenie woli co najmniej jednej strony i jest przez nią podpisany.
Zawierając umowę w formie pisemnej warto zwrócić uwagę na to, by podpisy znalazły się pod treścią umowy. To pozwoli uniknąć ewentualnych wątpliwości przy ustalaniu, co było objęte wolą stron, a co nie mieściło się w jej zakresie. Z reguły bowiem ewentualne dopiski, uzupełnienia, dodatkowe ustalenia zawarte pod podpisami, o ile nie zostały opatrzone odrębnymi podpisami stron, traktowane są jako nieobjęte porozumieniem. Warto również zadbać o to, by w umowie znalazł się numer PESEL naszego kontrahenta, a także jego miejsce zamieszkania. Te dane w przypadku problemów z wykonaniem umowy pozwolą nam na zainicjowanie ewentualnego sporu sądowego. Z kolei gdy po drugiej stronie umowy nie mamy osoby fizycznej, a np. spółkę, należy wówczas zwrócić szczególną uwagę na to, czy osoba reprezentująca ją przy czynności zawierania umowy rzeczywiście legitymuje się stosownym umocowaniem do tego typu działań. Pomocna z pewnością okaże się przy tym wyszukiwarka podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego dostępna tutaj. Tam znajdziemy informację m.in. o tym, kto wchodzi w skład organu uprawnionego do reprezentacji danego podmiotu, a także jaki jest sposób reprezentacji.
W większości przypadków, wybór formy pisemnej dla zawarcia umowy zależy od decyzji stron. Są jednak przypadki, w których to przepisy prawa narzucają określone wymogi co do formy czynności prawnej. I tak, forma pisemna wymagana jest chociażby dla zawarcia umowy leasingu (art. 7092 kodeksu cywilnego). Ustawodawca zastrzegł przy tym rygor nieważności. Co to oznacza? Oznacza to tyle, że gdy umowę leasingu zawrzemy w formie “słabszej” niż forma pisemna, to będzie ona bezwzględnie nieważna i nie wywoła żadnych skutków prawnych. Mowa tu np. o zawarciu takiej umowy w formie ustnej. Skutek nieważności nie wystąpi jednak, gdy co prawda umowa nie zostanie zawarta w formie pisemnej, ale nastąpi to w formie “silniejszej”, np. aktu notarialnego.
Należy jednak zauważyć, że tak naprawdę w obrębie kodeksu cywilnego ustawodawca zdecydował się na postawienie wymogu zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności w zaledwie kilku przypadkach. Zdecydowanie częściej zastrzeżona jest forma aktu notarialnego. Tytułem przykładu można wymienić chociażby umowę zniesienia współwłasności nieruchomości, zbycia nieruchomości, czy umowę majątkową małżeńską (intercyzę).
Zasadniczo jednak ustawodawca daje nam dużą swobodę w zakresie wyboru formy zawarcia umowy.
Forma dokumentowa
Stosunkowo nową formą czynności prawnych w polskim prawie cywilnym jest forma dokumentowa uregulowana w art. 772 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym:
“Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.”
Dokumentem jest natomiast nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.
Można stwierdzić, że wprowadzenie formy dokumentowej do kodeksu cywilnego miało w zasadzie na celu stworzenie ram prawnych dla funkcjonowania formy już stosowanej. Uregulowanie tej formy pozwoliło jednak na zakończenie sporów co do możliwości dokonywania czynności prawnych chociażby w formie sms’owej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Forma ta z pewnością będzie stale zyskiwać na znaczeniu w obrocie prawnym, a przyczyniać się do tego będzie dynamiczny rozwój technologiczny.
Sposoby zawarcia umowy
Od form zawierania umów należy odróżnić sposoby ich zawierania. Zawarcie umowy może nastąpić chociażby w wyniku negocjacji, poprzez przyjęcie oferty lub w ramach aukcji albo przetargu. Wydaje się, że największe znaczenie w obrocie mają dwa pierwsze tryby zawarcia umowy.
Aby zawrzeć umowę w trybie negocjacji potrzebne jest osiągnięcie porozumienia przez strony co do wszystkich postanowień umowy, które były przedmiotem negocjacji. Strony wypracowują zatem wspólne stanowisko w wyniku składanych wzajemnie propozycji co do kształtu umowy. W przypadku ofertowego trybu zawarcia umowy, podział ról jest bardziej zarysowany – jedna ze stron sporządza ofertę, rolą drugiej jest z kolei podjęcie decyzji o jej przyjęciu, odrzuceniu lub zaproponowaniu zmian w stosunku do pierwotnego kształtu oferty.
Podsumowanie
Niezależnie od formy i trybu, jedno pozostaje niezmienne – do zawarcia umowy potrzebne jest złożenie przez strony zgodnych oświadczeń woli. Pozostałe elementy konieczne wynikają natomiast ze specyfiki wybranej drogi do zawarcia umowy i mogą różnić się od siebie. Podpisy stron obowiązkowe dla zachowania formy pisemnej nie będą np. wymagane dla formy dokumentowej. Zawarcie umowy zasadniczo nie musi odbywać się w sposób sformalizowany, jednak należy pamiętać, że w niektórych przypadkach ustawodawca wymaga od nas zachowania określonej formy, przewidując różnego rodzaju sankcje na wypadek niedopełnienia tego obowiązku.
Źródła:
https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs
