Forma pisemna, czym jest?

Przepisy dotyczące formy pisemnej w polskim systemie prawnym zostały uregulowane w Kodeksie cywilnym. Zgodnie z obowiązującymi przepisami do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

Warunki konieczne do spełnienia formy pisemnej

Zgodnie z brzmieniem powyższego przepisu o zachowaniu formy pisemnej decyduje spełnienie trzech warunków:

1. musimy mieć do czynienia z dokumentem,
2. dokument ten musi obejmować oświadczenie woli,
3. oraz musi być własnoręcznie podpisany.

Zaczynając od końca należy stwierdzić, że podpis jest konstytutywnym elementem dokumentu. Bez złożenia podpisu nie zostaje zachowana forma pisemna oświadczenia woli. Jakie cechy składają się na podpis? Przede wszystkim jest to językowy znak graficzny. Musi być złożony własnoręcznie przez podpisującego i powinien obejmować co najmniej nazwisko. Pamiętajmy, że ani inicjałów ani parafy nie można uznać za podpis. Polskie przepisy prawa przewidują również zastępcze postaci podpisu, z których mogą skorzystać osoby nie mogące pisać. Do takich postaci należy złożenie tuszowego odcisku kciuka, obok którego upoważniona osoba wpisze jej imię i nazwisko oraz złoży swój podpis, albo podpisanie się przez osobę upoważnioną, której podpis zostanie poświadczony przez notariusza, wójta, starostę lub marszałka województwa.

Przechodząc do punktu drugiego należy zastanowić się czym właściwie to oświadczenie woli jest. Pisaliśmy już na ten temat w artykule “Oświadczenie woli, co to jest?”. W skrócie możemy powiedzieć, że z oświadczeniem woli mamy do czynienia w sytuacji, gdy dana osoba komunikuje swoją wolę z zamiarem wywołania określonych skutków prawnych, czyli następstw przewidzianych przepisami prawa.

Podpis złożony własnoręcznie musi znajdować się na dokumencie, a ściślej mówiąc powinien być złożony pod treścią oświadczenia woli. Dokument może być sporządzony zarówno ręcznie jak i mechanicznie. Nie musi być spisany pismem własnoręcznym.

Forma pisemna, a forma elektroniczna

Szerzej o formie elektronicznej pisaliśmy już w artykule “Forma elektroniczna, co musisz o niej wiedzieć”.

Tutaj przypomnę tylko, że z art. 78¹ Kodeksu cywilnego wprost wynika, że ustawodawca zrównał złożenie oświadczenia woli w formie pisemnej, ze złożeniem oświadczenia woli w formie elektronicznej chyba, że forma pisemna jest zastrzeżona pod rygorem nieważności. Należy jednak podkreślić, że zasada ekwiwalentności formy pisemnej i elektronicznej nie ma charakteru wzajemnego. Złożenie oświadczenia woli w formie pisemnej nie oznacza spełnienia wymagań zastrzeżonych dla formy elektronicznej. Pamiętajmy też, że forma elektroniczna nie jest równoważna z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej kwalifikowanej np. w formie aktu notarialnego.

Forma pisemna pod rygorem nieważności

Forma ad solemnitatem stanowi konieczną przesłankę ważnego złożenia oświadczenia woli. Zgodnie z art. 73 Kodeksu cywilnego jej niedochowanie powoduje bezwzględną nieważność czynności prawnych. Należy jednak pamiętać, że forma pisemna tylko wtedy opatrzona jest sankcją nieważności, gdy ustawa przewiduje taki rygor. W kodeksie cywilnym możemy znaleźć nieliczne przypadki, w których ustawodawca zastrzegł rygor nieważności dla czynności zawartych w zwykłej formie pisemnej. Należą do nich między innymi: sporządzenie pełnomocnictwa ogólnego, zawarcie umowy o przejęcie długu, zawarcie umowy leasingu. W kodeksie spółek handlowych forma pisemna pod rygorem nieważności zastrzeżona jest między innymi do zawarcia spółki jawnej oraz spółki partnerskiej. Forma ta zastrzeżona jest też w innych ustawach i np. wypowiedzenie stosunku najmu przez właściciela musi być dokonane w formie pisemnej, tak samo zawarcie umowy o ustanowienie zastawu rejestrowego.

Forma pisemna z datą pewną

Szczególną formą czynności prawnej jest forma pisemna z datą pewną. Istotą tej szczególnej formy jest skuteczność wobec osób trzecich, które nie uczestniczą w danej czynności prawnej. Tak samo jak zwykła forma pisemna może być zastrzeżona pod rygorem nieważności. Zgodnie z art. 81 Kodeksu cywilnego jeżeli ustawa uzależnia ważność albo określone skutki czynności prawnej od urzędowego poświadczenia daty, poświadczenie takie jest skuteczne także względem osób nie uczestniczących w dokonaniu tej czynności.

Data pewna sprowadza się do urzędowego poświadczenia daty. Ponadto za wypełnienie wymogów daty pewnej uważa się również:

• stwierdzenie dokonania czynności w jakimkolwiek dokumencie urzędowym – od daty tego dokumentu,
• w razie umieszczenie na obejmującym czynność dokumencie jakiejkolwiek wzmianki przez organ państwowy, organ jednostki samorządu terytorialnego albo przez notariusza – od daty wzmianki,
• w razie opatrzenia kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu dokumentu w postaci elektronicznej – od daty opatrzenia kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu,
• w razie śmierci jednej z osób podpisanych na dokumencie datę złożenia przez tę osobę podpisu na dokumencie uważa się za pewną od daty śmierci tej osoby.

Czy mail i sms spełniają przesłanki formy pisemnej?

W obecnych czasach, w dobie powszechnej komunikacji elektronicznej sms czy e-mail stał się częstą formą zawierania umów. Jednak ani sms ani email nie spełniają warunków formy pisemnej. Wysłanie drugiej stronie umowy dokumentu przez e-mail, nawet jeżeli umieścimy na tym dokumencie swój podpis i go zeskanujemy, nie spowoduje, że mamy do czynienia z formą pisemną. Ustawodawca widząc istniejące problemy dokonał nowelizacji przepisów kodeksu cywilnego i kodeksu postępowania cywilnego. W dniu 8 września 2016 roku weszły w życie nowe przepisy, które wprowadziły do polskiego prawa istotne novum, a mianowicie formę dokumentową. Formie dokumentowej poświęcony jest osobny artykuł, tutaj tylko zaznaczę, że dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Nośnikiem tym będzie więc e-mail, sms, zapis dźwięku i obrazu. Do zachowania formy dokumentowej wystarczy złożenie oświadczenia woli np. drogą mailową, w taki sposób, aby możliwe było ustalenie osoby, która to oświadczenie złożyła.