Dlaczego warto zawierać umowy w formie dokumentowej?

Sytuacje z życia wzięte

Jan poprosił Tomasza, z którym znał się od szkoły podstawowej, o pożyczenie mu 1000,00 zł, na co ten przystał wręczając mu pieniądze w gotówce. Zwrot pieniędzy miał nastąpić za 3 miesiące. Z uwagi na wieloletnie koleżeńskie relacje panowie nie spisali żadnej umowy, Tomasz nie poprosił nawet Jana o pokwitowanie otrzymania pieniędzy. Niestety, na krótko przed terminem spłaty pożyczki, między panami doszło do kłótni, zupełnie nie związanej z istniejącym długiem, która doprowadziła do zerwania ich relacji towarzyskich. W związku z tą sytuacją Jan nie czuł się już zobowiązany do zwrotu pożyczki Tomaszowi. Uznał, że skoro pożyczał od przyjaciela to nie będzie oddawał pieniędzy wrogowi, o czym w dniu spłaty poinformował telefonicznie Tomasza. Zbulwersowany Tomasz odgrażał się Janowi, że pójdzie po sprawiedliwość do Sądu, na co Jan triumfalnie odpowiedział mu, że może iść gdzie chce, bo i tak nie udowodni, że kiedykolwiek pożyczył mu jakieś pieniądze. Tomasz w duchu musiał przyznać mu rację.

Tadeusz ma firmę remontową. W styczniu przyjął zlecenie na gipsowanie i malowanie dwóch pokoi w czteropokojowym mieszkaniu. Jako przedsiębiorca spisał z właścicielem umowę o dzieło, ustalając wynagrodzenie ryczałtowe za ustaloną pracę na poziomie 3 tysięcy złotych. W umowie wskazano, że wszystkie jej zmiany wymagają zachowania formy pisemnej. Podczas malowania mieszkania właściciel zaproponował aby farbą, która została po malowaniu pokoi Tadeusz odmalował jeszcze korytarz. Panowie ustnie uzgodnili wysokość wynagrodzenia za dodatkową pracę, a Tadeusz niezwłocznie zabrał się do malowania. Po skończonej pracy właściciel mieszkania podziękował Tadeuszowi i wręczył mu za pokwitowaniem 3 tysiące złotych uznając, że są rozliczeni. Kiedy Tadeusz przypomniał mu o wynagrodzeniu za dodatkowe malowanie właściciel wyparł się, aby kiedykolwiek się na nie umawiali i wyprosił Tadeusza z mieszkania. Tadeusz był wściekły na siebie, że nie pomyślał nawet o spisaniu aneksu do istniejącej umowy przed przystąpieniem do dodatkowej pracy. Usprawiedliwił się tym, że nawet gdyby przyszło mu to do głowy, to i tak nie miałby jak tego zrobić, gdyż nie miał przy sobie żadnych papierów, a nadto tym, że prawie przy każdym zleceniu wychodzi jakaś dodatkowa praca i nikt go wcześniej tak nie oszukał.

Każdy z nas zawarł z kimś umowę „na gębę” i tylko od szczęścia zależało, czy została ona dotrzymana.

Czy takich sytuacji można uniknąć?

Chodzi oczywiście o proste i szybkie rozwiązanie, które nie wymagałoby przeniesienia się do domu lub biura jednej ze stron, spisywania na papierze treści umów w co najmniej dwóch egzemplarzach wraz z wszystkimi możliwymi zastrzeżeniami, drukowania, podpisywania i szukania miejsca na jej bezpieczne przechowanie. Przy konieczności wykonania takiej sekwencji zdarzeń może uznać, że zminimalizowanie ewentualnego ryzyka nie jest warte całego zachodu.

Jednak od września 2016 r. polskie prawo daje możliwość uniknięcia takich sytuacji. Wprowadzono możliwość zawierania prawnie wiążących umów w formie dokumentowej, to znaczy w postaci dokumentu, na podstawie którego da się ustalić kto jest autorem danego oświadczenia. Zgodnie z zamysłem prawodawcy dokumentem jest każdy nośnik informacji, który umożliwia zapoznanie się z jej treścią, czyli np. e-mail, nagranie audio, czy spisane i wygenerowane choćby w programie WORD oświadczenie woli nieopatrzone własnoręcznym podpisem.

Jakie jest rozwiązanie?

Natomiast od września 2017 r. istnieje aplikacja UMOWNIK – narzędzie, które pozwala przeprowadzić ten proces wyłącznie przy pomocy przeglądarki WWW lub smartfona i to w kilka minut. UMOWNIK daje swoim użytkownikom możliwość stworzenia i wygenerowania umowy za pomocą formularza, a także potwierdzenia jej zawarcia bez tracenia czasu, papieru i nerwów na formułowanie konkretnych zapisów.

Poprzez UMOWNIK możemy dosłownie w kilka minut, w prosty i intuicyjny sposób (za pomocą kreatora) dostosować do swoich potrzeb umowy przygotowane przez profesjonalistów – adwokatów, co daje gwarancję poprawności przyjętych rozwiązań prawnych, a następnie zawrzeć taką umowę z wybranym kontrahentem, bez konieczności jej drukowania i podpisywania.

Najważniejsze w tej innowacyjnej aplikacji jest to, że umowa zawarta za jej pośrednictwem jest prawnie wiążąca i egzekwowalna, a sam UMOWNIK daje gwarancję ochrony naszych danych osobowych, tak aby nie były one widoczne dla nikogo innego niż nasz kontrahent i to wyłącznie w przypadku zawarcia skutecznej umowy, jedynie w zakresie niezbędnym do je zawarcia.

Gdyby Tadeusz lub Tomasz zrobili z niej użytek przy zawieraniu umów byliby dziś bogatsi o kilka tysięcy złotych.