Paperless to coś więcej niż podpis elektroniczny

Rok 2020 był przełomowy dla przedsiębiorców, których misją jest likwidowanie biurokracji i ułatwianie formalności w biznesie. Nie myślę tutaj wyłącznie o kwestiach związanych z pandemią i lock-downem, który wymusił załatwianie spraw na odległość i wykorzystanie podpisu elektronicznego. Ostatnie miesiące przyniosły również widoczny wzrost świadomości przedsiębiorców w zakresie ekologii. Coraz więcej z nich, nie tylko tych dużych, chce być neutralna klimatycznie i oszczędzać zasoby środowiska.

Jednym z większych wyzwań, z któymi cały czas mierzy się biznes, jest przestawienie się na podpis elektroniczny, ale przede wszystkim przekonanie do niego swoich klientów, np. poprzez zaprojektowanie intuicyjnej ścieżki zawarcia umowy. Uczestniczyliśmy w takich procesach i dzielimy się jednym wnioskiem.

Podpis elektroniczny rozwiązuje tylko jeden element w procesie zarządzania umowami.

By podpisać umowę, trzeba najpierw stworzyć jej treść i wynegocjować warunki z kontrahentem. Poniżej przedstawiamy prawdziwe pytania, które zadawali nam użytkownicy Umownika, zanim zdecydowali się na współpracę. To wyzwania, z jakimi mierzą się przedsiębiorcy w dzisiejszych czasach.

Co w przypadku, gdy nie posiadam treści umowy?

Co w przypadku, gdy podpisuję duże liczby umów o powtarzalnych treściach, w których zmieniają się jedynie kwoty i nazwy kontrahentów?

W jaki sposób ułatwić sobie prowadzenie negocjacji online, ale nie za pomocą pliku Word?

Z pomocą przychodzi technologia – serwis www.umownik.pl udostępnia ponad 30 gotowych wzorów umów, a ich baza jest regularnie rozszerzana i aktualizowana. Wzory umów wypełnia się za pomocą prostych kreatorów, a wszystkie zmiany i komentarze, które naniosą kontrahenci w trakcie negocjacji, są zapisywane w systemie i pozwalają na odtworzenie intencji stron.

Umownik umożliwia również podpisanie przez internet dowolnego pliku PDF, jeżeli kontrahenci zdecydowali się negocjować tradycyjnie. Dopiero w tym miejscu pojawia się miejsce na podpis elektroniczny. A następnie przychodzi do wykonania umowy – i tutaj pojawiają się kolejne wyzwania.

Co w przypadku, gdy klient nie realizuje płatności wynikających z zawartych umów?

Co w przypadku, gdy kontrahent nie realizuje umowy zgodnie z postanowieniami? Czy na to również posiadacie rozwiązanie?

Na proces zawarcia i wykonania umowy patrzymy maksymalnie szeroko. To właśnie dlatego rozszerzamy sieć partnerów biznesowych, którzy oferują usługi równie innowacyjne i komplementarne do umownikowego „twórz, negocjuj i podpisuj umowy online”. Łączymy nasze usługi, by zapewnić wsparcie zarówno przed jak i na długo po zawarciu umowy.

W tym kontekście chciałbym zwrócić uwagę na usługę Payhelp – platformę internetową, za pomocą której przedsiębiorcy odzyskują pieniądze z niezapłaconych faktur. Cały proces odbywa się online, nie wymaga kontaktu osobistego ani drukowania papierów.

Jak to działa? Wystarczy dodać sprawę i zamieścić niezbędne do windykacji dokumenty takie jak faktury i umowy. Szczegółowy opis znajdziecie na stronie Payhelp. Dodając sprawę do Payhelp płaci się za usługę dopiero po odzyskaniu pieniędzy. By zasygnalizować kontrahentom współpracę z firmą windykacyjną, można zrobić to już na etapie zawierania umowy, dodając do nich pieczęć prewencyjną. Już w chwili zawarcia umowy kontrahent wie, jaki podmiot zajmie się windykacją w sytuacji, gdy płatności wynikające z umowy nie zostaną zrealizowane.

Taką pieczęć można dodać bezpłatnie w wybranych wzorach umów w Umowniku: umowie sprzedaży, umowie pożyczki, umowie zlecenia oraz umowie o dzieło. Zainteresowanie jest spore i planujemy rozszerzenie tej możliwości na kolejne wzory umów.

Dla wielu Kontrahentów takie postawienie sprawy to wyraźna motywacja, by należności wynikające z umów opatrzonych pieczęcią prewencyjną opłacić w pierwszej kolejności.

To jeszcze nie wszystko – w Umowniku przewidzieliśmy również rozwiązanie dla przypadku, gdy nie da się polubownie rozwiązać sporu i sprawa trafia na wokandę… ale o tym więcej w kolejnym wpisie.

O tym, jak prowadzić firmę online, będziemy mówić w trakcie marcowego webinaru „Firma online od A-Z”. Webinar planujemy zorganizować w pierwszym tygodniu marca. Wypełnij poniższy formularz, by otrzymać informacje o możliwości zapisu i bezpłatnym okresie testowym w Umowniku.