Czym jest parafka? Czy jest też elektroniczna?

Standardowo podpisujemy dokumenty swoim imieniem i nazwiskiem. Jest to najbardziej rozpowszechniona forma, ale można spotkać się także z parafką.

Parafka co to i jak ją stworzyć? 

Wygląd parafki nie jest ściśle określony. Jest to znak graficzny, ale mniej skomplikowany od pełnego podpisu. Najczęściej są to tylko inicjały osoby podpisującej. Jednak ogromne znaczenie ma, żeby taki podpis był powtarzalny, unikalny oraz dający możliwość łatwego odróżnienia od innych. Podobnie do podpisu czytelnego parafka musi być własnoręczna, a także musi umożliwiać identyfikację osoby. 

Różnice, między podpisem a parafką

Co do zasady każde oświadczenie woli, czyli także umowa, powinno być podpisane naszym podpisem. Podpis i parafka znacznie się od siebie różnią. W przypadku pisemnej formy czynności prawnej konieczne jest złożenie go w postaci własnoręcznej lub podpisem elektronicznym, który jest z nim zrównany.

Wróćmy jednak do podpisu własnoręcznego. Zgodnie z postanowieniem podpis powinien być zbudowany z liter, a co najważniejsze – musi umożliwiać identyfikację jego autora. Ponadto istotna jest kwestia ustalenia, czy został on złożony w takiej samej postaci, jak była powszechnie przez tę osobę używana. 

Podsumujmy zatem najważniejsze kwestie dotyczące podpisu:

• składa się go własnoręcznie (ale równoważny takiej formie jest podpis kwalifikowany, stosowany w cyfrowych dokumentach),
• powinien zawierać przynajmniej nazwisko,
• powinien stwarzać szansę na identyfikację autora,
• jest niezbędny dla wyrażenia oświadczenia woli.

Parafowanie umowy. Funkcje parafki? 

1. Akceptacja dokumentu przed ostatecznym podpisem, na przykład wewnętrzny obieg dokumentów w firmie. Sytuacja ta jest szczególnie widoczna w przedsiębiorstwach, które zasięgają rad i opinii prawników. Parafowane dokumenty, uznaje się za zaakceptowane przez nich. 
   
2. Potwierdzenie integralności dokumentu. Dotyczy to w szczególności parafowania każdej strony w umowach wielostronicowych, a następnie złożenie pełnego podpisu w jednym miejscu pod treścią dokumentu.  Parafka w swoim założeniu ma potwierdzić, że po dokonaniu tej czynności nie zostały w dokumencie wprowadzone żadne zmiany. W przypadku podpisywania umów za pośrednictwem UMOWNIKa takim potwierdzeniem jest elektroniczny znak, nadawany każdemu dokumentowi, czy to zawartemu z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego, czy też z wykorzystaniem podpisu elektronicznego w ramach dokumentowej formy czynności prawnej.

Parafka w świetle prawa

W żadnym z przepisów nie znajdziemy jej wyjaśnienia. Co to oznacza? Przepisy prawa w żadnym miejscu nie definiują, czym jest podpis, a czym parafka. Warto pamiętać, że parafka nie jest równoznaczna z podpisem i nie wywołuje tych samym skutków prawnych. 

Przykłady użycia parafki w systemie UMOWNIK

W UMOWNIKu parafki stawia się jednym kliknięciem. Akceptacja merytoryczna, bo tak nazywa się ta funkcja w naszym systemie, pozwala na:

• przypisanie roli akceptującego dowolnym osobom,
• uzależnienie dalszego procedowania zawierania umowy od udzielenia akceptacji,
• ukrycie osoby parafującej umowę online  dla drugiej  strony umowy – jest to ważne  w wypadku kiedy akceptacja jest jedynie potrzebna w wewnętrznym procesie danej firmy. 

Wystarczy jedno kliknięcie i setki stron otrzymują parafkę.  W wyniku czego pozostałe osoby biorące udział w procesie podpisywania dokumentu mają pewność, że umowa została zweryfikowana przez odpowiednie wyznaczone osoby i może zostać podpisana przez osobę do tego uprawnioną.

Podsumowanie

Parafka wykorzystywana w systemie UMOWNIK jest bezpieczna, a proces zbierania akceptacji merytorycznych i podpisów jest znacznie szybszy od tradycyjnego.