Elektroniczny system obiegu dokumentów- Umownik. Jak to działa? Dla kogo jest zalecane?

System elektronicznego obiegu dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów przyspiesza zarządzanie umowami, protokołami i inną dokumentacją firmową nawet o 70%. Digitalizacja dokumentów zwiększa porządek w przedsiębiorstwie, umożliwia monitorowanie i pracę na danych zawartych w dokumentach. Korzyści wynikające z przejścia na paperless są bardzo szerokie: zmniejszenie kosztów, oszczędność czasu, dbałość o środowisko – wszystko to w czasach intensywnego rozwoju technologii jest źródłem przewagi nad firmami konkurencyjnymi.

Elektroniczny obieg dokumentów buduje solidny fundament dla każdego biznesu, gdzie elektroniczna komunikacja staje się kluczowa, a możliwość dotarcia do milionów kontrahentów z całego świata i skuteczne podpisywanie umów online gwarantują zachowanie płynności oraz szybszy rozwój firmy.

System Umownik został skonstruowany tak, aby zarządzać pełnym obiegiem umów elektronicznych. Pozwala na tworzenie dokumentów od podstaw, akceptacje merytoryczne, negocjacje warunków z kontrahentem, podpisywanie umów, zarządzanie umowami w bezpiecznym, cyfrowym repozytorium i dalszą pracę poprzez tworzenie dokumentów powiązanych z główną umową, np. aneksy, protokoły, faktury VAT czy rachunki.

Elektroniczny obieg dokumentów w Twojej firmie

Elektroniczny system obiegu dokumentów zalecany jest dla wszystkich przedsiębiorców, którzy chcą się rozwijać i iść z duchem czasu. Jest to bardzo ważny element transformacji cyfrowej, który zaowocuje rozwojem procesów administracyjnych, produkcyjnych, dystrybucyjnych, marketingowych, sprzedażowych czy prawnych.

Elektroniczny obieg dokumentów zalecany jest dla wszystkich osób, które cenią kontrolę i porządek w swoich działaniach. Dobrze skonfigurowane i zaplanowane procesy pozwalają unikać błędów, oszczędzają bardzo dużo czasu i zwiększają skuteczność operacyjną. Przejście na elektroniczny obieg dokumentów i podpisy elektroniczne to inwestycja, która dostarcza szybkie i zauważalne korzyści. Jest to rozwiązanie odpowiednie dla Ciebie, jeśli: 

1. Tworzysz i podpisujesz dużą liczbę podobnych dokumentów.
2. Chcesz wykorzystać dane zgromadzone w umowach w innych systemach informatycznych np. CRM, ERP.
3. Chcesz uporządkować dokumentację w formie papierowej i trzymać wszystkie dokumenty w jednym, bezpiecznym miejscu.
4. Potrzebujesz akceptacji merytorycznych przedstawicieli różnych działów.
5. Umowa lub inny dokument wymagający podpisu jest podstawą świadczenia Twojej usługi np. wykonania zabiegu, wypożyczenia sprzętu, transportu, naprawy, przeprowadzenia szkolenia i kursu, rezerwacji i wielu innych przypadków.
6. Chcesz być konkurencyjny, Twoi klienci i kontrahenci doceniają rozwój technologiczny.
7. Cenisz sobie ochronę środowiska, oszczędzasz papier i ograniczasz ślad węglowy.
   

Sprawny obieg dokumentów z systemem Umownik 

Umownik to sprawdzony system elektronicznego obiegu dokumentów. Mnogość jego funkcji pozwala na wykorzystywanie w wielu sytuacjach biznesowych. Dzięki aplikacji możesz:

• Tworzyć umowy na podstawie kreatorów, danych przesłanych przez API lub umieszczając dowolne dokumenty w postaci plików PDF. Umownik oferuje również ponad 30 profesjonalnych szablonów umów przygotowanych przez adwokatów, a także bieżące wsparcie prawne.
  
• Negocjować online oraz wchodzić w interakcję z kontrahentem, komentować ustalenia, wprowadzać zmiany, dodawać załączniki. Umownik pomaga w utrzymaniu kontroli nad dokumentami i przejściu pełnej ścieżki akceptacji.
  
• Podpisywać dokumenty z wykorzystaniem podpisu elektronicznego Umownika lub podpisu kwalifikowanego mSzafir dostarczanego przez Krajową Izbę Rozliczeniową (KIR). Elektroniczny obieg dokumentów tym samym będzie kompletny, przechodząc od autora dokumentu aż do finalnego odbiorcy.
  
• Pracować na dokumentach i zgromadzonych danych, zarządzać elektronicznym repozytorium, tworzyć protokoły, faktury VAT, rachunki, aneksy i inne dokumenty powiązane z umową główną. Rozbuduj swój system obiegu dokumentów, zachowaj ciągłość historii plików i planuj przyszłe procesy. 

Umownik to narzędzie, które zostało rozbudowane pod szerokie potrzeby użytkowników. Nie musisz korzystać z wielu aplikacji, narażać się na wysokie koszta, czy zgrywanie danych między systemami. Umownik to pełnoprawny i samowystarczalny system do obiegu dokumentów.

Podsumowując system elektronicznego obiegu dokumentów to doskonałe narzędzie dla firm, które chcą usprawnić swoje procesy biznesowe i zaoszczędzić czas oraz pieniądze. Aplikacja Umownik może wspomóc w tym procesie. Z pewnością znajdziemy dla Ciebie najbardziej optymalne rozwiązanie i pomożemy w skutecznej transformacji cyfrowej.

Jeśli zaś szukasz pracy jako np. specjalista ds. administracji dokumentami, zachęcamy do skorzystania z wyszukiwarki pracy Jooble, gdzie znajdziesz wiele interesujących ofert pracy w tym i innych sektorach. Jednym z dynamicznie rozwijających się regionów, który ma wiele możliwości rozwoju zawodowego, jest województwo wielkopolskie. W regionie działa wiele znanych firm, a także rozwijające się start-upy, co daje wiele możliwości dla ambitnych osób z różnymi doświadczeniami i umiejętnościami. Wpisz nazwę swojego miasta, np. Praca w Lesznie, a Jooble znajdzie najlepsze propozycje. Zobacz oferty na portalu Jooble i przekonaj się, jak łatwo można znaleźć wymarzoną pracę.

Z pewnością znajdziemy dla Ciebie najbardziej optymalne rozwiązanie i pomożemy w skutecznej transformacji cyfrowej. Zapraszamy do kontaktu.