Forma dokumentowa czynności prawnej

W dniu 8 września 2016 roku weszła w życie nowelizacja przepisów Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego. Wprowadziła ona w życie dwie nowe szczególne formy czynności prawnych: formę dokumentową, która stanowi istotne novum oraz formę elektroniczną, która dotychczas była traktowana jako odmiana formy pisemnej. O formie elektronicznej pisaliśmy już w artykule https://www.umownik.pl/forma-elektroniczna-co-musisz-o-niej-wiedziec/. Teraz skupimy się tylko i wyłącznie na formie dokumentowej.

Zachowanie dokumentowej formy czynności prawnej

Zgodnie z treścią art. 77.2 Kodeksu cywilnego do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Tak szeroka definicja umożliwia złożenie oświadczenia woli w jakiejkolwiek postaci, może być to obraz, dźwięk czy grafika. Treść oświadczenia woli musi być utrwalona na jakimkolwiek nośniku np. na papierze, pliku pdf, tak by możliwe było zapoznanie się z treścią oświadczenia. Zapoznanie się z treścią dokumentu jest możliwe wtedy, gdy możliwe jest wielokrotne odczytanie lub odtworzenie jego treści po powstaniu dokumentu. Przyjmuje się, że rozmowa telefoniczna, która nie została utrwalona nie jest oświadczeniem woli złożonym w formie dokumentowej. Wymogi zachowania formy dokumentowej spełnia natomiast sms, e-mail, faks.

Nowa definicja dokumentu

Dotychczas definicję dokumentu zawierał art. 245 Kodeksu postępowania cywilnego. Zgodnie z jego brzmieniem dokument to pismo zawierające oświadczenie woli oraz własnoręczny podpis osoby składającej to oświadczenie. Wraz z wprowadzeniem formy dokumentowej zaczęła obowiązywać nowa definicja dokumentu zawierająca się w art. 77.3 Kodeksu cywilnego, definiując go jako nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią. Zapoznanie się z treścią, czyli odczytanie jej lub odtworzenie jej w inny sposób. Definicja ta odchodzi od tradycyjnego rozumienia dokumentu. Podpis przestał już być niezbędny.

Utrwalenie należy rozumieć jako możliwość wielokrotnego odczytania lub odtworzenia informacji po powstaniu dokumentu. Dokument nie musi być podpisany, nośnik nie musi być również powiązany z osobą od których pochodzi świadczenie, jednak jest to kluczowe z punktu widzenia mocy dowodowej. Ponadto ustalenie osoby jest niezbędną cechą dokumentu. (Komentarz Kodeks cywilny, red. Gniewek 2019, wyd. 9/ Strugała).

Nośnik informacji

Precyzyjna definicja nośnika informacji nie została przez ustawodawcę wprowadzona wraz z ustanowieniem nowych form czynności prawnych. Nośnik informacji ma umożliwić zapoznania się z jej treścią. Nośnikiem może być dowolne narzędzie, istotna jest możliwość zapoznania się z treścią informacji. Nośnikiem informacji może być zarówno dysk komputerowy, jak i chmura obliczeniowa (Kodeks cywilny. Komentarz. red. Załucki 2019, wyd. 1/Załucki).

Mówiąc o nośniku informacji powinniśmy raczej rozumieć przez to pojęcie dokumentu, na którym sporządzono oświadczenie, a nie znaki na tym dokumencie (Kodeks cywilny. Komentarz. red. Osajda 2020, wyd. 24/P. Sobolewski).

Osoba składająca oświadczenie, a forma dokumentowa

Elementem koniecznym do uznania, czy mamy do czynienia z formą dokumentową jest również ustalenie osoby składającej oświadczenie. Pochodzenie oświadczenia woli musi być możliwe do zweryfikowania przez osoby trzecie. Może to nastąpić np. poprzez identyfikację numeru IP komputera, numeru telefonu.

Forma dokumentowa – podsumowanie

Wprowadzenie formy dokumentowej przez ustawodawcę z pewnością należy ocenić pozytywnie. Obrót gospodarczy wymusza na przedsiębiorcach coraz szybsze zaciąganie zobowiązań. Wykorzystywanie do tego technologii jest dobrym kierunkiem. Z uwagi na kilka możliwych rozwiązań, warto korzystając z profesjonalnego doradztwa, zaprojektować proces zawierania umów drogą elektroniczną. W znakomitej większości przypadków użycie formy dokumentowej umożliwia skuteczne kontraktowanie online. Są jednak typy zobowiązań dla których skuteczności należy zastosować inną formę, w tym kwalifikowany podpis elektroniczny. Platforma Umownik świadczy usługi nie tylko w zakresie dostarczenia narzędzia do zawierania umów online, ale także doradza przy projektowaniu procesu i wyborze odpowiedniej formy.