Forma elektroniczna – co musisz o niej wiedzieć?

W dniu 8 września 2016 roku weszła w życie nowelizacja przepisów Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego. Wprowadziła ona w życie dwie nowe szczególne formy czynności prawnych: formę dokumentową, która stanowi istotne novum oraz formę elektroniczną kwalifikowaną, która dotychczas była traktowana jako odmiana formy pisemnej.

Forma elektroniczna – czy jest odrębną formą dokonania czynności prawnej?

Pojawienie się w polskim prawie formy elektronicznej kwalifikowanej jest wynikiem dynamicznie rozwijających się nowoczesnych technik porozumiewania się na odległość. Od momentu wejścia w życie ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, do dnia wejścia w życie ustawy z dnia 10 lipca 2015 roku o zmianie ustawy Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw, pojawiały się wątpliwości, czy forma elektroniczna kwalifikowana jest odrębną formą dokonania czynności prawnej, czy tylko rodzajem formy pisemnej. 

Wątpliwości te zostały ostatecznie rozwiane przez ustawodawcę w powołanej powyżej ustawie, która weszła w życie 8 września 2016 roku. Ustawodawca umieścił regulacje dotyczące formy elektronicznej w odrębnym artykule w Kodeksie cywilnym i tym samym przesądził o odrębności elektronicznej formy czynności prawnej. Dnia 7 października 2016 roku weszła w życie ustawa z dnia 5 września 2016 roku o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, która implementowała do polskiego porządku prawnego założenia Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (tzw. eIDAS).

Rozporządzenie tworzy ramy prawne, które zagwarantują bezpieczeństwo transakcji zawieranych drogą elektroniczną. Jego celem jest zwiększenie zaufania do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym poprzez zapewnienie wspólnej podstawy bezpiecznej interakcji elektronicznej między obywatelami, przedsiębiorstwami i organami publicznymi, co pozwoli podnieść efektywność publicznych i prywatnych usług online, e-biznesu i e-handlu w Unii.

Przesłanki zachowania elektronicznej formy czynności prawnej.

Obecnie art. 78¹ Kodeksu cywilnego brzmi następująco: „§ 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. § 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.”

Do zachowania kwalifikowanej formy elektronicznej czynności prawnej niezbędne jest łączne spełnienie obu przesłanek wymienionych w powyższym artykule: 

1. złożenie oświadczenia woli w formie elektronicznej, oraz
2. opatrzenie tego dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

Niespełnienie jednej z nich powoduje niezachowanie formy elektronicznej kwalifikowanej.

Elektroniczna forma oświadczenia woli

Problematyka złożenia oświadczenia woli była już przez nas szeroko omawiana we wpisie o oświadczeniu woli. Teraz zastanówmy się nad tym jakie przesłanki należy spełnić, aby oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej było skuteczne? 

Należy z pewnością wskazać na:

• wymóg sformułowania go w sposób jednoznaczny,
• poprawne przesłanie go do odbiorcy, 
• dostępność oświadczenia woli dla adresata, tak aby mógł się z nim swobodnie zapoznać,
• oświadczenie musi być przypisane konkretnej osobie,
• oświadczenie musi być zgodne z zasadami współżycia społecznego.

Zrównanie formy pisemnej z formą elektroniczną.

Z artykułu art. 78¹ Kodeksu cywilnego wprost wynika, że ustawodawca zrównał złożenie oświadczenia woli w formie pisemnej, ze złożeniem oświadczenia woli w formie elektronicznej. Należy jednak podkreślić, że zasada ekwiwalentności formy pisemnej i elektronicznej nie ma charakteru wzajemnego. Złożenie oświadczenia woli w formie pisemnej nie oznacza spełnienia wymagań zastrzeżonych dla formy elektronicznej. Pamiętajmy też, że forma elektroniczna nie jest równoważna z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej kwalifikowanej np. w formie aktu notarialnego. 

Zgodnie z art. 73 Kodeksu cywilnego zastrzeżenie formy elektronicznej w ustawie powoduje nieważność czynności dokonanej bez zachowania zastrzeżonej formy, tylko i wyłącznie wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności. Zastrzeżenie formy pisemnej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie jej niezachowania nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub przesłuchania stron na fakt dokonania czynności (wynika to z art. 74 Kodeksu cywilnego). 

Co kryje się pod pojęciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego?

Podpis elektroniczny odpowiada na wymogi cyfrowego świata i faktu, iż coraz częściej zaciągamy zobowiązania za pomocą łączy informatycznych. 

Podpis elektroniczny znajduje coraz większe zastosowanie, chociażby przy składaniu sprawozdań finansowych przez spółki.  Jego popularność rośnie, jednak ten wzrost jest dość powolny. Związane jest to z jego ułomnościami. Po pierwsze dostarczycielem usługi są podmioty komercyjne, co wiąże z kosztami. Konieczne jest odnawianie certyfikatu i uiszczanie płatności. Ponadto druga strona musi dysponować oprogramowaniem umożliwiającym potwierdzenie autentyczności podpisu, a jeżeli sama chce go złożyć musi posiadać swój własny podpis elektroniczny. 

Definicję kwalifikowanego podpisu elektronicznego zawiera Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE. 

Zgodnie z powyższym rozporządzeniem kwalifikowany podpis elektroniczny oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. 

Zaawansowany podpis elektroniczny oznacza natomiast podpis elektroniczny, czyli dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis, który spełnia wymogi określone w art. 26 rozporządzenia. Zgodnie z powyższym Rozporządzeniem zaawansowany podpis elektroniczny musi spełniać następujące wymogi:

1. jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu;
2. umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego;
3. jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą;
4. jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.

Forma elektroniczna – podsumowanie

Obrót gospodarczy wymusza na przedsiębiorcach coraz szybsze zaciąganie zobowiązań. Wykorzystywanie do tego technologii jest dobrym kierunkiem. Z uwagi na kilka możliwych rozwiązań, warto korzystając z profesjonalnego doradztwa, zaprojektować proces zawierania umów drogą elektroniczną. W znakomitej większości przypadków użycie formy dokumentowej umożliwia skuteczne kontraktowanie online. Są jednak typy zobowiązań dla których skuteczności należy zastosować inną formę, w tym kwalifikowany podpis elektroniczny. Platforma Umownik świadczy usługi nie tylko w zakresie dostarczenia narzędzia do zawierania umów online, ale także doradza przy projektowaniu procesu i wyborze odpowiedniej formy elektronicznej.