Kwalifikowany podpis elektroniczny – cena

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest najbardziej rozwiniętą formą podpisu elektronicznego. Tylko ten rodzaj e-podpisu został zrównany w skutkach z podpisem własnoręcznym, dzięki czemu może być wykorzystywany przy wielu czynnościach prawnych, w tym chociażby do zawierania umów, dla ważności których wymagana jest forma pisemna pod rygorem nieważności, np. umów przenoszących autorskie prawa majątkowe. Jakie jeszcze możliwości daje kwalifikowany podpis elektroniczny oraz jaka jest jego cena – o tym poniżej.

Kwalifikowany podpis elektroniczny – jakie daje możliwości

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest przydatny na wielu polach. Duże znaczenie można przypisać mu na gruncie relacji biznesowych. Posłużenie się tym rodzajem podpisu elektronicznego może znacznie usprawnić powtarzalne czynności, takie jak zawieranie umów z kontrahentami. Kwalifikowany podpis elektroniczny pozwala zaoszczędzić czas, jaki podpisując umowy tradycyjnie trzeba przeznaczyć na drukowanie, kompletowanie dokumentów, ich wymianę pomiędzy stronami i podpisanie przez upoważnione do tego osoby.

Poza oszczędnością czasu, kwalifikowany podpis elektroniczny to także wysoki stopień bezpieczeństwa. Do złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego konieczne jest użycie “urządzenia” oraz wykorzystanie “certyfikatu”, o czym można przeczytać tutaj: https://www.umownik.pl/podpis-kwalifikowany-a-niekwalifikowany-czym-sie-roznia/

Głównym zadaniem urządzenia i certyfikatu jest maksymalizacja możliwości identyfikacji osoby składającej e-podpis i zminimalizowanie ryzyka wykorzystania danych do składania podpisu przez osoby trzecie. 

Kwalifikowany podpis elektroniczny sprawdza się nie tylko w relacjach z kontrahentami, ale także przy czynnościach urzędowych. Kwalifikowany podpis elektroniczny można wykorzystać chociażby przy składaniu sprawozdania finansowego. Od 1 października 2018 r. sprawozdanie finansowe można składać wyłącznie elektronicznie. Wiąże się to z koniecznością opatrzenia elektronicznego dokumentu jedną z dwóch form podpisu – podpisem potwierdzonym profilem zaufanym lub właśnie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

Kwalifikowany podpis elektroniczny może posłużyć także do składania Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_VAT), czy zeznania CIT-8 – zeznania o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) przez podatnika podatku dochodowego od osób prawnych oraz innych deklaracji podatkowych. Kwalifikowany podpis elektroniczny może przydać się również do wysyłki dokumentów do ZUS w ramach programu Płatnik, umożliwiającego płatnikom składek tworzenie, weryfikację i wysyłanie dokumentów ubezpieczeniowych. Posiadanie kwalifikowanego certyfikatu umożliwia także logowanie do Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS). 

Użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego może znacząco usprawnić również inne urzędowe procedury. Za pomocą zgłoszenia elektronicznego podpisanego w tej formie można chociażby wszcząć procedurę rejestracyjną przed Urzędem Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej, w ramach której możliwe jest uzyskanie ochrony na znaki towarowe, wynalazki, wzory użytkowe, czy wzory przemysłowe. 

Kwalifikowany podpis elektroniczny może okazać się też pomocny dla przedsiębiorców biorących udział w aukcjach i przetargach prowadzonych drogą elektroniczną – zarówno w celu rejestracji i identyfikacji zgłaszającego się wykonawcy, jak i późniejszego zawarcia umowy z wybranym wykonawcą. Zawarcie tego typu umowy z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest możliwe także w ramach zamówień publicznych. Zgodnie z art. 139 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, umowa wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej. Jak już wcześniej podkreślono, kwalifikowany podpis elektroniczny został zrównany w skutkach z podpisem własnoręcznym i z tego powodu znajdzie zastosowanie także w ramach zamówień publicznych. 

Kwalifikowany podpis elektroniczny przyda się również dla celów przygotowania Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ/ ESPD). JEDZ jest oświadczeniem na temat kondycji finansowej, zdolności i kompetencji przedsiębiorstwa na potrzeby postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Ten dokument stanowi potwierdzenie spełnienia warunków wymaganych w procedurach udzielenia zamówień publicznych na terenie Unii Europejskiej. Wykonawca przygotowuje JEDZ w formie elektronicznej i podpisuje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

Kwalifikowany podpis elektroniczny może okazać się przydatny także na początku prowadzenia firmy. Wykorzystując tę formę e-podpisu można chociażby zarejestrować działalność gospodarczą w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, czy założyć spółkę w systemie S24.

Powyższe wyliczenie ma wyłącznie charakter przykładowy. Kwalifikowany podpis elektroniczny może być wykorzystywany przy wielu innych czynnościach. Należy jedynie pamiętać, że choć ta forma podpisu może znaleźć zastosowanie przy większości czynności prawnych, to nadal istnieją pewne ograniczenia. Kwalifikowanym podpisem elektronicznym nie zastąpimy chociażby formy aktu notarialnego, koniecznej dla przeniesienia własności nieruchomości.

Koszt kwalifikowanego podpisu elektronicznego

Kwalifikowany podpis elektroniczny dostarczany jest przez komercyjne podmioty, co wiąże się z koniecznością poniesienia opłat w wysokościach ustalonych przez dostawców. Lista podmiotów dostarczających usługi umożliwiające korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego publikowana jest na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji, czyli specjalnego systemu informatycznego Narodowego Banku Polskiego – https://www.nccert.pl/index.htm

Na cenę kwalifikowanego podpisu elektronicznego ma wpływ m.in. okres ważności certyfikatu – zazwyczaj do wyboru jest opcja na rok lub na dwa lata, choć pojawiają się także oferty podpisu jednorazowego, umożliwiające podpisanie wyłącznie jednego dokumentu.

Zazwyczaj w skład zestawów do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego wchodzi czytnik i karta kryptograficzna. Na rynku można zakupić także zestawy funkcjonujące bez konieczności posiadania karty i czytnika, co może mieć wpływ na cenę usługi.

Cena kwalifikowanego podpisu elektronicznego zazwyczaj nie przekracza 300 zł netto na rok. Z reguły im dłuższy okres ważności certyfikatu, tym niższa cena za rok korzystania z usługi. 

Każdy, kto jest zainteresowany posiadaniem możliwości składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego może wybrać dostawcę usług według własnych preferencji. 

Cena kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydaje się być stosunkowo niewielka biorąc pod uwagę szeroki wachlarz możliwości jego wykorzystania. Trzeba pamiętać, że choć za samą usługę trzeba zapłacić, to posługiwanie się kwalifikowanym podpisem elektronicznym pomaga zaoszczędzić chociażby na wydruku dokumentów i ich wysyłce. Łatwo zauważyć, że im większy obieg dokumentów w firmie, tym bardziej opłaca się zainwestować w kwalifikowany podpis elektroniczny.