Nowe funkcje w aplikacji – jak z nich korzystać?

Do tej pory Umownik stanowił sprawdzony system elektronicznego obiegu dokumentów, kompleksowe narzędzie służące do zawierania umów przez Internet.

Dziś chcemy zaprezentować Państwu nową wersję Umownika – Umownik+.

Umownik+ jest rozwiązaniem zapewniającym nie tylko elektroniczny obieg dokumentów. W trakcie fazy projektowania nowej wersji Umownika spojrzeliśmy na temat zawierania umów przez Internet znacznie szerzej. Dzięki nowym funkcjonalnościom Umownika możemy zakwalifikować go do narzędzi z kategorii Contract Lifecycle Management (CLM), przeznaczonych do zarządzania cyklem życia umowy – od generowania treści umowy do zarządzania nią po podpisaniu. 

Niemal każdy przedsiębiorca prowadzący działalność w Polsce boryka się z tym samym problemem. Problem ten można sprowadzić do potocznego pojęcia wszechogarniającej papierologii. Pęczniejące segregatory z dokumentami. Szafy (oczywiście zgodne z RODO 😉), których półki uginają się pod ciężarem tych ostatnich. Żółty segregator dla zamówień, zielony – dla umów, niebieski – dla faktur, granatowy – dla dokumentacji pracowniczej, itd. A teraz zamknijmy na chwilę oczy i wyobraźmy sobie, że ta cała dokumentacja papierowa znika… Oczywiście nasza firma nadal otrzymuje zamówienia, negocjuje z kontrahentami, zawiera umowy i wystawia faktury. Nie robi tego już jednak w tradycyjnej formie – papierowej. Co zyskujemy dzięki temu? Po pierwsze, oszczędzamy czas i pieniądze – to oczywiste.

Po drugie, nie potrzebujemy już tyle przestrzeni (szaf i archiwum) do przechowywania dokumentacji w formie papierowej.

Po trzecie, dbamy o środowisko naturalne – przecież zużywamy zdecydowanie mniej papieru. Jesteśmy bardziej #eko! (miejsce, które zaoszczędziliśmy dzięki usunięciu szafy zgodnej z RODO możemy przeznaczyć na kwiaty doniczkowe do naszego biura )

Wielu z Państwa pomyśli sobie na pewno – to niemożliwe, zgodnie ze staropolskim “nie da się”. Otóż nie – da się! I my możemy Państwu w tym pomóc. W jaki sposób – o tym za chwilę.

Jakie nowe funkcje w aplikacji?

Akceptacja merytoryczna i podpisywanie dokumentów przez wiele osób. 

Funkcja ta pozwala na przejście pełnego procesu akceptacji, np. z działem księgowym, kadrowym, prawnym, zarządem. Niweluje problem z organizacją, administracją dokumentów i papierologią.
Po akceptacji merytorycznej przez dany dział w czytelny sposób w historii dokumentu można sprawdzić czy dokument jest zaakceptowany merytorycznie. Jeśli zaś akceptacja by była odrzucona to komentarz jest wysyłany na maila, dzięki czemu osoba podpisująca umowę ma informację zwrotną jaki jest status umowy i może podjąć decyzję o dalszym działaniu.

 Szablony osób do podpisu.

Umownik pozwala na tworzenie stałych szablonów osób gotowych do akceptacji merytorycznej oraz podpisu. Dzięki temu powtarzalne procesy zostaną znacząco przyspieszone.
W celu stworzenia szablonów osób do podpisu wejdź w “Moje konto” a następnie pod zakładkę “Szablony osób do podpisu”. W tym miejscu będziesz mógł stworzyć różne szablony dla spółki, działalności gospodarczej i osoby fizycznej.
Następnie podczas tworzenia umowy przy wyborze osób do podpisu/akceptacji merytorycznej możesz wczytać wcześniej przygotowany szablon.

Podpisywanie umowy dopiero po zakończeniu działań nad dokumentem.

Praca nad umową składa się z dwóch części – najpierw stworzenie i akceptacja przez obie strony warunków dokumentu a następnie akceptacja merytoryczna / podpisanie umowy. Podpis zostaje złożony dopiero w momencie, kiedy obie strony zatwierdzą warunki dokumentu. Dzięki wydłużeniu procesu jest zwiększone bezpieczeństwo i pewność, że nie zostanie przez przypadek zawarta umowa, która wymaga jeszcze zmian.

Możliwość ustawienia dostępów do wzorów umów w organizacji.

Funkcja ta zwiększa kontrolę nad organizacją. Własnoręcznie przydzielane dostępy będą zgodne z nadanymi uprawnieniami oraz wyznaczonymi rolami w spółce.
Mailowa informacja o złożeniu wszystkich podpisów na dokumencie zostanie wysłana wyłącznie do osób biorących udział w procesie. 

Negocjowanie umów – nowe widoki. 

Wprowadzanie zmian w umowie  jest teraz jeszcze bardziej czytelne i komfortowe dla użytkowników. Umowa ze zmianami ma “ikonę kciuka w górę i w dół” widoczną po lewej stronie, dzięki czemu szybko zlokalizujemy zmiany. Jeśli przy jakiejś zmianie zaznaczymy “kciuk w dół” to aplikacja podpowie, że należy kliknąć przycisk “Uzupełnij /edytuj warunki dokumentu” i trzeba edytować  element z którym się nie zgadzamy. Wówczas taka negocjowana umowa jest wysłana do kontrahenta w celu akceptacji warunków dokumentu.

Usuwanie nie podpisanej umowy. 

Dzięki tej funkcji jest  zachowana przejrzystość dokumentacji i ogólny porządek elektronicznego repozytorium. Umowa jest możliwa do usunięcia przez autora* jeśli nie została jeszcze podpisana przez żadną ze stron.
*Ważne – po wprowadzeniu zmian “autorem”staje się osoba, która negocjowała umowę.

To tylko część z zmian w naszej aplikacji. Pamiętaj, że Umownik może służyć nie tylko do podpisywania umów w Twojej firmie, ale również do akceptacji najróżniejszych dokumentów wymagających potwierdzenia formalno-prawnego takie jak pełnomocnictwo, aneksy, protokoły odbioru, rachunki do umów etc.