Podpis elektroniczny – jego rodzaje i podstawy prawne funkcjonowania na rynku

Postępująca cyfryzacja życia jest doskonale zauważalna. W tych okolicznościach ostatnią wioską gallów pozostawała praktyka składania oświadczeń woli, a w szczególności zawierania umów, w analogowej formie pod treścią zobowiązań stron.

Czym jest podpis elektroniczny?

Umowy zawierane elektronicznie wywołują skutki prawne, na tych samych zasadach, jakie obowiązują w przypadku umów zawieranych w formie pisemnej. Z uwagi na funkcjonowanie w środowisku elektronicznym zmienia się sposób utrwalania danych, z kartki papieru, na dane zapisane na elektronicznym nośniku. Determinuje to oczywiście używanie podpisów elektronicznych. Nie jest to trudne. I w dużym uproszczeniu polega na powiązaniu tożsamości podpisującego ze składanymi oświadczeniami woli, tak aby nie było wątpliwości co do stron czynności prawnej. Zawieranie umów za pośrednictwem internetu jest doskonale widoczne w przypadku branży e-commerce. Kupując produkt w internecie, zawieramy umowy, których treść kształtują nasze oświadczenia woli, dokonywane poprzez wybór konkretnych usług/ produktów oferowanych przez sprzedającego w ramach funkcjonalności serwisu oraz w zgodzie z jego regulaminem. Podając swoje dane takie jak imię, imię nazwisko czy adres email i akceptując regulamin serwisu, składamy podpis elektroniczny (zwykły).

Czy umowy zawierane elektronicznie (w tym przez internet) są prawnie wiążące? Tak!

O ile rynek e-commerce rozpropagował zawieranie umów przez Internet, o tyle zobowiązania wymagające spisania bardziej rozbudowanych i zobowiązań stron zarezerwowane były dla formy pisemnej. Powodem tego stanu była niedoskonałość otoczenia prawnego regulującego formy składania oświadczeń woli. Problem ten istniał zarówno na gruncie europejskim, jak i naszym krajowym. Krokiem w przyszłość była Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 1999/93/WE z dnia 13 grudnia 1999 w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych oraz uchwalona na gruncie polskiego ustawodawstwa ustawa Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Przywołane akty prawne sankcjonowały funkcjonowanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych.

Więcej w artykule: “Podpis kwalifikowany a niekwalifikowany”.

Proces złożenia tego rodzaju podpisu wymagał zakupienie odpowiedniego sprzętu oraz oprogramowania, a nadto dbanie o aktualność przyznanego kwalifikowanego certyfikatu. Pomimo istnienia od blisko 20 lat podstaw prawnych, aby umowy zawierać szybko i skutecznie w formie elektronicznej nie doszło do rozpowszechnienia tej formy zawierania umów. Dlaczego?

Powodów takiego stanu rzeczy moglibyśmy szukać zarówno w słabego UX-a stosowanej technologii, kwestiach ekonomicznych związanych z kosztami zawierania umów w formie elektronicznej, ale przede wszystkim z mentalności ludzi przyzwyczajonych, że co papier to papier. W dodatku w okolicznościach załatwiania w większości biznesu offline możliwość zawarcia umowy w formie elektronicznej było raczej gadżetem, który z uwagi na niedostosowanie całego otoczenia biznesowego powodował więcej problemów niż korzyści.

Wraz z przyspieszeniem rewolucji cyfrowej zorientowano się, że prawo nie nadąża za cyfrowym społeczeństwem. Podpisy kwalifikowane  w dotychczasowej formie nie były powszechnie używane, a obrót gospodarczy przeniósł się do internetu, gdzie faktycznie zaciągano zobowiązania, a dochowanie wymaganej przez prawo formy było niepożądanym spowalniaczem biznesu. Wprowadzone w ostatnich latach zmiany prawne zmieniły te okoliczności, a wraz z popularnością spotkań online wzrosła na znaczeniu finalizacja ustaleń biznesowych za pośrednictwem internetu.

Rodzaje podpisów elektronicznych

Zwykły podpis elektroniczny

Podpis elektroniczny (zwykły) to dane, które mają cechy podpisu elektronicznego. Tym samym muszą być logicznie powiązane z innymi danymi (treścią czynności), a twórca musi użyć tych danych jako swój podpis. Definicja podpisu elektronicznego jest szeroka, obejmując wszystkie dane pozwalające ustalić tożsamość. Nie ma konieczności, aby te dane  wskazywały na imię i nazwisko podpisującego. Jeżeli dla stron nie ma wątpliwości, kto podpisał na podstawie innych danych np. numeru użytkownika, adresu e-mail itd.

Zaawansowany podpis elektroniczny

Zaawansowany podpis elektroniczny (ZPE) posiada wyższą formę bezpieczeństwa dla użytkowników. Uzyskuje się ją poprzez lepszą weryfikację tożsamości stron oraz zapewnienie integralności dokumentu. Narzędzia, którymi można to osiągnąć, nie są konkretnie sprecyzowane. Ten celowy zabieg ustawodawcy pozwala na elastyczne dopasowanie definicji ZPE do rozwoju technologii używanych w celu składania podpisów elektronicznych. O tym, czy dane rozwiązanie technologiczne spełniają określone w ustawach krajowych wymogi co do formy prawnej i czy wywołują określone dla podpisu zaawansowanego skutki prawne, decyduje system prawa właściwego dla miejsca dokonywania czynności. Na gruncie polskiego prawa jedynym zaawansowanym podpisem elektronicznym, którego ustawy wskazują jako wywołującego w konkretnym przypadku inne skutki prawne niż podpis elektroniczny zwykły, jest podpis osobisty. Podpis osobisty wywołuje dla podmiotu publicznego, do którego składane jest oświadczenie woli w formie elektronicznej taki sam skutek prawny jak podpis własnoręczny.

Użyteczność tego rodzaju podpisu znajduje także bardzo dobre zastosowanie w tych czynnościach, w których strony postanowią nadać temu rodzajowi podpisu szczególne skutki. I tak zastrzegając w umowie tą formę składania podpisów możemy na użytek biznesowy korzystać z dobrodziejstwa zaawansowanej, a tym samym bezpieczniejszej formy podpisu.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Kwalifikowany podpis elektroniczny spełnia ogólne wymogi co do powiązania danych służących jako podpis z innymi danymi (treścią oświadczeń). Różnica polega na przeprowadzaniu procesu w warunkach kwalifikowanych, a więc z wykorzystaniem kwalifikowanej infrastruktury informatycznej, z wykorzystaniem kwalifikowanego urządzenia i przy wykorzystaniu kwalifikowanego certyfikatu podpisu. Ustawodawca zrównuje ten rodzaj podpisu elektronicznego bez warunkowo z podpisem odręcznym. Co prawda dla większości umów zawieranych w obrocie gospodarczym nie ma potrzeby korzystania z tego rodzaju podpisu i w pełni skuteczne są inne wyżej wymienione podpisy elektroniczne, ale trzeba pamiętać, że istnieją umowy, których pełna skuteczność nastąpi wyłącznie przy  zastosowaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Przykładowo są to umowy leasingu, umowy o roboty budowlane czy też umowy przenoszące prawa autorskie.

Zobacz: „Kwalifikowany podpis elektroniczny – cena„.

Na jakich podstawach prawnych opierają się usługi składania podpisów elektronicznych?

Usługi składania podpisów elektronicznych opierają się na Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23.09.2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 257 z 28 sierpnia 2014 r., s. 73‒114). To rozporządzenie w skrócie nazywane rozporządzeniem eidas to zunifikowane, standardowe reguły mające zastosowanie we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej, które zapewniają spójną strukturę prawną przyjmowania tożsamości i podpisów elektronicznych.

W ramach dostosowania prawa krajowego do rozporządzenia eidas przyjęto Ustawę o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej z dnia 5 września 2016 r. (Dz.U. z 2016 r. poz. 1579). Znowelizowano także Kodeks Cywilny i szereg ustaw szczegółowych wprowadzając przepisy dotyczące podpisów elektronicznych i dokumentowej formy czynności prawnych.

Istotny jest chociażby przepis art. 77² Kodeksy cywilnego tj. do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Znowelizowano również art. 245 Kodeksu postępowania cywilnego. Zgodnie z jego brzmieniem dokument to pismo zawierające oświadczenie woli oraz własnoręczny podpis osoby składającej to oświadczenie. Wraz z wprowadzeniem formy dokumentowej zaczęła obowiązywać nowa definicja dokumentu zawierająca się w art. 77.3 Kodeksu cywilnego, definiując go jako nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią. Zapoznanie się z treścią, czyli odczytanie jej lub odtworzenie jej w inny sposób. Definicja ta odchodzi od tradycyjnego rozumienia dokumentu. Wszystkie te zmiany wprowadzają podstawy prawne nie tylko dla składania podpisów elektronicznych, ale też nakazują jego honorowanie przez administrację publiczną oraz skuteczność w obrocie gospodarczym.

Dlaczego pod względem prawnym warto zawierać umowy drogą elektroniczną z wykorzystaniem e-podpisów?

E-podpisy pozwalają zdecydowanie przyspieszyć obrót gospodarczy i ułatwiają proces zbierania podpisów pod danym dokumentem. Wielką zaletą podpisów elektronicznych jest łatwa możliwość ich walidacji, tzn. sprawdzenia tożsamości podpisującego. W przypadku podpisów tradycyjnych dysponujemy warstwą graficzną, a potwierdzenie tożsamości podpisującego wiąże się z koniecznością porównywania charakteru pisma złożonego na dokumencie z pismem wytypowanego autora. Proces ten jest jednak kosztowny, długotrwały oraz obarczony ryzykiem braku możliwości 100% potwierdzenia tożsamości. Mamy więc raczej do czynienia z uprawdopodobnieniem pochodzenia podpisu, od wskazanego autora, niż o udowodnieniu tego faktu. W przypadku prowadzenia postępowania sądowego może nam to znacząco utrudnić dochodzenie swoich roszczeń.

Zobacz: „Bezpieczny podpis elektroniczny – co to jest i jak go uzyskać?„.

W przypadku podpisu elektronicznego technologia eliminuje nam ten problem, a jedyne ryzyka wiążą się z nieuprawnionym użyciem certyfikatu przez osoby trzecie. Wysokie wymagania autoryzacyjne minimalizują jednak to ryzyko, a dobre praktyki znane nam choćby z bankowości elektronicznej pozwalają na zapewnienie bezpieczeństwa w wyższym stopniu niż przy podpisie tradycyjnym. Przesądzając o wyższości podpisu elektronicznego, wskazać należy, że podpisy elektroniczne funkcjonują w środowisku elektronicznym wobec czego, proces ich składania może być w dużej mierze zautomatyzowany, a tym samym łatwiej można dbać o każdorazowe zapewnienie odpowiedniej formy naszym czynnościom prawnym. Natomiast po dokonaniu czynności mamy lepsze możliwości archiwizacji dokumentu, jego katalogowania oraz minimalizacji ryzyka jego utraty.