Podpis elektroniczny staje się standardem

Ograniczenia w kontaktach między ludźmi w trakcie pandemii uwidoczniły, jak bardzo
tradycyjne sposoby podpisywania umów nie przystają do obecnych czasów, oczekiwań
klientów i możliwości, jakie daje technologia.

Wielu przedsiębiorców zostało postawionych przed faktem dokonanym: kontakty osobiste
należy ograniczyć do minimum. Kurierzy nie będą przekazywać przesyłek z rąk do rąk, tylko
zostawią je pod drzwiami.

Jak podpisywać umowy bez kontaktu osobistego?

Szczęśliwie dla przedsiębiorców, technologie prostego podpisu elektronicznego, które
umożliwiają zdalne podpisanie umów, od ręki, bez konieczności posiadania certyfikatów
kwalifikowanych, były już dostępne. Nie było również ograniczeń prawnych – piszemy o tym
szerzej w artykule “Rodzaje podpisów elektronicznych i ich podstawy prawne
funkcjonowania na rynku”. Wystarczyło założyć konto i zacząć korzystać z aplikacji.
Podpisywanie umów przez internet stało się równie proste, co robienie zakupów online.

Obieg dokumentów w firmie – jak usprawnić?

W Umowniku na przestrzeni ostatniego roku zaobserwowaliśmy skokowy wzrost
zainteresowania. Co ciekawe, osoby, które raz skorzystały z e-podpisu,
zostają z nami na dłużej i chcą więcej. Dlaczego? Łatwa obsługa, minimum
formalności, przyśpieszenie procedur – podpis elektroniczny jest tak dużym ułatwieniem,
że gdy tylko przełamie się największe bariery, otwiera się perspektywa samych korzyści.
Przejście na e-podpis to otwarcie na elektroniczny obieg dokumentów w firmie, który zwróci się w oszczędności czasu pracowników i kosztów na utrzymanie tradycyjnego obiegu dokumentów (papier, druk, przesyłki kurierskie).

Zwrot przychodzi dużo szybciej niż w przypadku innych technologii, również dlatego, że wdrożenie
e-podpisu nie jest kosztochłonne ani skomplikowane.

Zmiana oczekiwań kontrahentów

Z naszych obserwacji wynika również, że e-podpis staje się oczekiwaniem ze strony
kontrahentów naszych klientów. Zyskują oni dodatkowy czas na zapoznanie się z treścią
umowy, weryfikację wątpliwości, zadanie dodatkowych pytań, dostarczenie dokumentów
online, bez konieczności nadawania ich pocztą. Daje to poczucie jasnego i czytelnego
procesu, który wzbudza zaufanie i zachęca do złożenia podpisu. To z kolei szansa na
uzyskanie przewagi konkurencyjnej. Umownik wspiera budowanie profesjonalnych, a
jednocześnie wygodnych relacji z klientami. Doceniają oni intuicyjność oraz szybkość
proponowanych rozwiązań. Otwarcie się na świat cyfrowy wywiera pozytywne wrażenie na
klientach i partnerach biznesowych.

Ten tekst to fragment z naszego e-booka „Firma online od A do Z”. Jeżeli chcesz wiedzieć więcej, jak rozwijać firmę online z wykorzystaniem technologii – wypełnij poniższy formularz i pobierz e-booka.