Podpis kwalifikowany a niekwalifikowany – czym się różnią?

Sytuacja związana z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 spowodowała, że coraz bardziej zaczęliśmy doceniać narzędzia zdalnej komunikacji. W obszarze prawa gospodarczego, prawa zobowiązań, zalecenia dotyczące społecznego dystansu skłoniły do poszukiwania rozwiązań prawnych pomagających usprawnić procesy zawierania kontraktów bez konieczności osobistej styczności stron umowy. Niewątpliwie przydatnym rozwiązaniem okazał się podpis kwalifikowany jako jedna z form podpisu elektronicznego. Czym zatem dokładnie jest kwalifikowany podpis elektroniczny i czym różni się od innych form podpisu? A skoro istnieje podpis kwalifikowany, to czy możemy mówić także o podpisie „niekwalifikowanym”? O tym poniżej. 

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie podpisu elektronicznego, a tym samym również kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE – w skrócie “eIDAS”. 

Na gruncie powołanego aktu prawnego kwalifikowany podpis elektroniczny jest najbardziej rozwiniętą formą podpisu elektronicznego. Tylko ten rodzaj e-podpisu został zrównany w skutkach z podpisem własnoręcznym. Regulacja ta odpowiada naszemu krajowemu ustawodawstwu. W dniu 8 września 2016 r. weszła w życie nowelizacja przepisów kodeksu cywilnego, która wprowadziła do polskiego porządku prawnego nową formę czynności prawnych – formę elektroniczną, uregulowaną w art. 78¹ kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Więcej o formie elektronicznej oraz o oświadczeniu woli można przeczytać na naszym blogu: https://www.umownik.pl/forma-elektroniczna-co-musisz-o-niej-wiedziec/ oraz https://www.umownik.pl/oswiadczenie-woli-co-to-jest/.

Czym wobec tego jest podpis kwalifikowany?

Podpis kwalifikowany to dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej (a zatem z tym, co ma być tym podpisem podpisane), i które użyte są przez podpisującego jako podpis (czyli de facto jako wskazanie tożsamości podpisującego). Dodatkowo ten rodzaj podpisu musi spełniać następujące wymogi:

• być unikalnie przyporządkowanym podpisującemu,
• umożliwiać ustalenie tożsamości podpisującego,
• być składanym przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą,
• być powiązanym z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna,
• być składanym za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opierać się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

To właśnie ta ostatnia cecha najbardziej wyróżnia kwalifikowany podpis elektroniczny spośród innych e-podpisów. Do złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego konieczne jest użycie “urządzenia” oraz wykorzystanie “certyfikatu”.

Kwalifikowane urządzenie do składania podpisu elektronicznego i kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego

Rozporządzenie eIDAS definiuje oraz reguluje wymogi zarówno dla kwalifikowanych urządzeń do składania podpisu elektronicznego, jak i dla kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego. 

Co należy rozumieć pod pojęciem wspomnianego “urządzenia”? Otóż jest to specjalny sprzęt lub oprogramowanie zapewniające w szczególności poufność danych oraz ochronę podpisu przed jego sfałszowaniem, a także umożliwiające podpisującemu ochronę danych służących do składania podpisu przed ich użyciem przez inne osoby.

Certyfikat z kolei, to poświadczenie elektroniczne, które przyporządkowuje dane służące do uwierzytelnienia podpisu elektronicznego do danej osoby i potwierdza co najmniej jej imię i nazwisko lub pseudonim. Dodatkowo certyfikat ten jest wydawany przez kwalifikowanego dostawcę usług i musi zawierać określone informacje.

Głównym zadaniem urządzenia i certyfikatu jest maksymalizacja możliwości identyfikacji osoby składającej e-podpis i zminimalizowanie ryzyka wykorzystania danych do składania podpisu kwalifikowanego przez osoby trzecie. Co ważne, złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego z wykorzystaniem danych przyporządkowanych do innej osoby jest przestępstwem, za które grozi kara nawet do trzech lat pozbawienia wolności. 

Czym się różni podpis kwalifikowany od niekwalifikowanego?

Wiemy już, że istnieje podpis kwalifikowany. Czy możemy w takim razie mówić również o podpisie „niekwalifikowanym”? Owszem, należy jednak pamiętać, że jest to potoczne określenie niezdefiniowane w żadnym akcie prawnym. Powszechnie jednak pod pojęciem podpisu niekwalifikowanego rozumie się inne niż podpis kwalifikowany formy podpisu elektronicznego. Różnica pojawia się również jeśli chodzi o certyfikaty. O ile kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego służy wyłącznie do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, o tyle certyfikat niekwalifikowany może być wykorzystywany do innych celów, np. do szyfrowania.

Podpis niekwalifikowany a moc prawna

Jak już wcześniej wspomniano, za równoważny w obrocie z podpisem własnoręcznym uznano wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny. Takiej skuteczności nie będzie miał podpis niekwalifikowany. Nie jest jednak tak, że podpis niekwalifikowany nie wywołuje żadnych skutków prawnych. Stanowi o tym wprost art. 25 ust. 1 eIDAS, zgodnie z którym podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Stwierdzić należy, że choć wprawdzie podpisem niekwalifikowanym nie zastąpimy własnoręcznego podpisu, to jednak nie możemy mu z góry odmówić skuteczności prawnej. 

Podsumowując, rodzaj podpisu należy każdorazowo dostosować do konkretnych okoliczności. Przykładowo, jeżeli chcemy podpisać umowę przeniesienia autorskich praw majątkowych do utworu (np. programu komputerowego), dla której wymagana jest forma pisemna pod rygorem nieważności, możemy skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jako równoważnego z podpisem własnoręcznym. Użycie w takiej sytuacji podpisu niekwalifikowanego będzie skutkować bezwzględną nieważnością takiej umowy, co oznacza, że nie dojdzie do zamierzonego przeniesienia praw autorskich.