Rozwiń swój biznes za pomocą formy dokumentowej

Forma dokumentowa zyskuje w Polsce na popularności – na rynku pojawia się coraz więcej rozwiązań oferujących możliwość zawierania różnych dokumentów bez konieczności wychodzenia z domu. Przekonaj się, które z nowoczesnych usług pomogą w rozwoju Twojego biznesu w zakresie wykorzystania formy dokumentowej, a także będą wspierać inne obszary działalności.

Dlaczego warto korzystać z nowoczesnych rozwiązań?

Dzięki rozwojowi nowych technologii, przedsiębiorcy mogą korzystać z narzędzi, które umożliwiają automatyzację powtarzalnych czynności, a także ułatwiają proces zarządzania firmą. To co jeszcze kilkanaście lat temu pozostawało w sferze nieosiągalnych marzeń, dziś towarzyszy firmom na co dzień – cyfryzacja stała się faktem, a firmy które nie dostrzegają jej potencjału są narażone na utratę swojej pozycji na rynku. Nowoczesne rozwiązania są pomocne przy takich działaniach firmy jak:

• wystawianie faktur,
• generowanie umów,
• zarządzanie relacjami z klientami,
• miękka windykacja, 
• zarządzanie firmą
• wsparcie działań marketingowych.

Innowacyjne narzędzia na każdą kieszeń

Aby wdrożyć w firmie nowoczesne rozwiązania, nie trzeba dysponować dużym budżetem – wiele usług cechuje duża przystępność cenowa, która przekłada się na optymalizację wydatków przedsiębiorstwa. Poza aspektem związanym z finansami warto podkreślić, że mali i średni przedsiębiorcy mogą zacząć korzystać z dostępnych rozwiązań praktycznie od razu, ponieważ ich implementacja – w odróżnieniu od światowych koncernów – przebiega płynnie i bezproblemowo.

Jakie narzędzia warto wziąć pod uwagę?

Małe i średnie firmy dysponują szerokim wachlarzem narzędzi, które można wdrożyć w codziennych czynnościach. Poniżej przedstawiamy kilka rozwiązań, które mogą ułatwić bieżące działania przedsiębiorstwa:

1. Zarządzanie firmą – w tym kluczowym dla każdego rodzaju działalności procesie niezwykle istotne są umiejętność zarządzania czasem i planowania. Rozwój firmy jest mechanizmem złożonym, czasochłonnym i – zwłaszcza w dzisiejszych czasach – wymagającym szybkiej reakcji na zmieniające się trendy w obrębie danej branży. Istnieją jednak narzędzia, dzięki którym bieżące planowanie zadań indywidualnych, jak i grupowych może stać się łatwiejsze.

• Evernote – koniec z dziesiątkami otwartych w przeglądarce okien i zapisanych zakładek – oto narzędzie, które pozwala się skupić na rzeczach naprawdę ważnych. W zależności od wybranego planu, Evernote umożliwia robienie notatek, zbieranie w jednym miejscu inspirujących materiałów, efektywną organizację pracy, integrację z narzędziami zewnętrznymi, a nawet kierowanie zespołem.
• Trello – „Zapraszam do tablicy” – tak jednym zdaniem można określić funkcjonalność tej aplikacji. Działanie Trello opiera się na organizacji pracy poprzez stosowanie tablic, list i kart. Dzięki integracji z aplikacjami używanymi przez członków zespołu i synchronizacji urządzeń w czasie rzeczywistym, planowanie i realizacja zadań przebiegają niezwykle płynnie.
• Todoist – aplikacja umożliwia zwiększenie efektywności pracy i wyrobienie dobrych nawyków. Todoist to narzędzie dedykowane zarządzaniu zadaniami w formie list z przypisanymi etykietami i przypomnieniami (działającymi również w trybie offline). Bezproblemowa organizacja, wbudowany terminarz i przegląd bieżących projektów to funkcjonalności, które doceniają użytkownicy na całym świecie.

1. Miękka windykacja – problemem wielu firm są opóźnienia w płatnościach ze strony kontrahentów. Choć dla żadnej ze stron zaistniała sytuacja nie jest przyjemna, wielu przedsiębiorców musi dochodzić spłaty należnych pieniędzy. W takim przypadku pomocne może się okazać stosowanie tzw. miękkiej windykacji, czyli łagodna metoda egzekwowania długów.

• SmartDebt – dedykowane kancelariom prawnym innowacyjne oprogramowanie do zarządzania procesem odzyskiwania należności. Dzięki szerokim możliwościom personalizacji produkt może być dostosowywany do bieżących potrzeb, usprawniając organizację pracy. Płynny obieg informacji i dokumentów przyspiesza proces odzyskiwania należności, a także obniża towarzyszące mu koszty.

1. Zarządzanie relacjami z klientami – narzędzia CRM (ang. Customer Relationship Management) stanowią nieodzowny element działalności wielu firm. Ich celem jest zarządzanie firmą w obrębie budowania i utrzymywania relacji z kontrahentami poprzez wdrażanie określonych działań oraz procesów z poziomu aplikacji lub platformy. Systemy CRM porządkują procesy marketingowe i sprzedażowe, a także koordynują pracę zespołu poprzez generowane bazy wiedzy.

• Firmao – platforma ułatwiająca zarządzanie firmą i szybką wymianę danych z poziomu e-usług. Rozwiązanie przeznaczone jest dla małych i średnich firm, które poszukują łatwego do integrowania z pocztą i usługami VoIP systemu CRM. Firmao umożliwia m.in. zapis wiadomości e-mail i rozmów telefonicznych, przygotowywanie i rozsyłanie ofert handlowych oraz aktualizację stanów magazynowych.
• Insightly – rozbudowane i jednocześnie proste do wdrożenia narzędzie, które umożliwia organizację działań firmy na wielu płaszczyznach. Wśród funkcjonalności tej usługi znajdują się zarządzanie klientami (mocno rozbudowane profile znajdujących się w bazie kontaktów) czy zarządzanie potencjalną sprzedażą (generowanie leadów z możliwością przypisania zadań członkom zespołu).

1. Wystawianie faktur – sprawy urzędowo-księgowe przyprawiają niejednego przedsiębiorcę o szybsze bicie serca. Obecnie każdy chce mieć pewność, że czynności związane z prowadzeniem firmy zostały wypełnione właściwie. Każda działalność może korzystać z wsparcia księgowego, zatrudniając odpowiedniego specjalistę, zlecając tego typu działania podmiotom zewnętrznym lub… korzystając z dostępnych w sieci zasobów.

• inFakt – firma o ugruntowanej opinii, która oferuje przedsiębiorcom nowoczesne usługi księgowe i fakturowe. W swoich działaniach łączy kompetencje doświadczonych specjalistów ds. księgowości z innowacyjnymi rozwiązaniami technologicznymi. Przedsiębiorcy mogą liczyć na stałe wsparcie eksperckie, szybki dostęp do księgowości, a także załatwianie spraw urzędowych w trybie zdalnym.

1. Generowanie umów – postępująca na całym świecie cyfrowa transformacja firm wiąże się również ze zmianą sposobu zawierania umów i tworzenia dokumentów. Dążenie do zbudowania bezpiecznego środowiska do generowania umów online, zwiększenie świadomości ekologicznej, szerokie możliwości automatyzacji działań, a także nieustanne zwiększanie zadowolenia klientów to cele, do których dążą firmy z branży LegalTech.

• Umownik – tworzona przez doświadczony i związany od lat z branżą prawniczą zespół bezpieczna aplikacja dedykowana zawieraniu i negocjowaniu umów online bez konieczności składania podpisu. Autorzy Umownika nieustannie wzbogacają produkt o nowe funkcjonalności i skupiają się na wygodzie korzystania – użytkownicy aplikacji mogą korzystać z ponad 100 prostych w personalizacji wzorów dokumentów, mając pewność, że są one odpowiednio opracowane.

1. Wsparcie działań marketingowych i sprzedażowych – trudno sobie dziś wyobrazić skuteczną sprzedaż bez spójnych i długofalowych działań marketingowych. Żyjemy w czasach, gdy większość firm jest mniej lub bardziej aktywna online, a potencjalni klienci mają nieograniczone możliwości zapoznawania się z dostępną ofertą i wyrażania swoich opinii. Odkryj narzędzia, dzięki którym Twoje przedsiębiorstwo zwiększy efektywność działań sprzedażowych.

• Brand24 – innowacyjne narzędzie do monitoringu mediów społecznościowych i Internetu, które przechwytuje przekazy na temat firmy. Funkcjonalność aplikacji umożliwia reagowanie na pojawiające się wzmianki, ułatwia budowanie pozytywnego wizerunku marki, a także pozwala szybko wchodzić w interakcję z komentującymi osobami, co może się przekładać na wzrost sprzedaży.
• SALESmanago – zautomatyzowane i bazujące na sztucznej inteligencji narzędzie, które wspiera działania marketingowe w obrębie e-commerce. Odbywa się to poprzez segmentację klientów, jak i analizę ich rzeczywistych zachowań. Efektem są spersonalizowane komunikaty, które umożliwiają poprawę efektów sprzedaży i zadowolenia klientów.
• Landingi – prosta w obsłudze platforma, dzięki której można budować i optymalizować działanie landing pages. Jedną z cech tego rozwiązania jest brak konieczności angażowania do pracy programistów. Dzięki intuicyjnemu edytorowi użytkownicy mogą tworzyć angażujące strony typu landing page, a następnie monitorować przebieg kampanii, aktywnie pozyskując leady.
• LiveChat – rozwiązanie umożliwiające wejście w interakcję z odwiedzającymi witrynę użytkownikami z poziomu chatboxa. Przejrzysta i prosta w użyciu aplikacja SaaS sprawia, że obsługa użytkowników w czasie rzeczywistym staje się bardziej efektywna. Poza możliwością podjęcia komunikacji LiveChat również monitoruje ruch na stronie, ułatwiając identyfikację potencjalnych klientów.
• CallPage – start-up, który umożliwia nawiązanie szybkiego kontaktu firmy z klientem. Realizacja połączenia jest możliwa nawet w ciągu 28 sekund od pozostawienia przez użytkownika numeru telefonu, możliwe jest również ustalenie godziny rozmowy. Oferta CallPage wpisuje się w przybierający na sile trend rozwiązań głosowych, a firma zdobywa zaufanie coraz większej liczby przedsiębiorstw.

Zalety stosowania nowych technologii

Nowe technologie pomagają w uporządkowaniu powtarzalnych czynności, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na innych ważnych zadaniach i nie tracić czasu na pracę, która wymaga zdecydowanie większego zaangażowania. Wprowadzenie automatyzacji i inwestycja w rozwiązania zwiększające efektywność działań firmy w jej wszystkich obszarach powoli stają się normą w prowadzeniu biznesu. Narzędzia wspierające trend paperless, również te z branży LegalTech, mogą w długofalowej perspektywie przynieść realne oszczędności, a także są proekologiczne. Redukcja wykorzystywanego papieru, optymalizacja wydatków, cyfrowa transformacja, zwiększenie świadomości ekologicznej i sprawna praca firmy – oto kierunek, do którego dążą nowocześni przedsiębiorcy.

Warto rozważyć wprowadzenie do biznesu choć kilku prostych rozwiązań, które znacząco ułatwią jego prowadzenie. Korzystasz, z któregoś z wyżej wymienionych narzędzi, a może znasz inne ciekawe aplikacje, które usprawniają codzienne działanie firmy? Podziel się koniecznie swoimi przemyśleniami w komentarzu!