Sposoby zawierania umów

Do zawarcia umowy może dojść na kilka sposobów. Istotą zawarcia umowy jest złożenie przez strony zgodnych oświadczeń woli. Jak zatem może wyglądać droga do zawarcia umowy? To zagadnienie zostało uregulowane w dziale II kodeksu cywilnego. 

Sposoby zawarcia umowy

Kodeks cywilny wyróżnia cztery sposoby zawierania umów. Są to:

1. tryb ofertowy,
2. negocjacje,
3. aukcja,
4. przetarg.

Czym jest oferta?

Zgodnie z art. 66 § 1 kodeksu cywilnego ofertą jest oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy, jeżeli określa ono istotne postanowienia tej umowy. Na podstawie tej definicji można stwierdzić, że na ofertę składają się obligatoryjnie następujące elementy:

1. oferta musi określać istotne postanowienia przyszłej umowy (a zatem przykładowo przy umowie sprzedaży – określenie, co chcemy sprzedać i za ile),
2. propozycja zawarcia umowy ma mieć charakter jednoznaczny i stanowczy,
3. propozycja zawarcia umowy musi być skierowana do adresata – podmiotu, który ma być drugą stroną przyszłej umowy.

Brak powyższych cech może prowadzić do uznania, że dana propozycja zawarcia umowy nie stanowi oferty, a jedynie zaproszenie do zawarcia umowy. W praktyce zaproszeniem do zawarcia umowy będą w szczególności różnego rodzaju cenniki, czy ogłoszenia prasowe. Różnica pomiędzy ofertą a zaproszeniem do zawarcia umowy dotyczy głównie skutków zachowania adresata takiego oświadczenia. Akceptacja oferty przez osobę, do której jest ona kierowana powoduje zawarcie umowy w kształcie zaproponowanym przez oferenta. Reakcja na zaproszenie do zawarcia umowy nie będzie rodzić takich skutków. 

Tryb ofertowy zawierania umowy

W przypadku ofertowego trybu zawarcia umowy, podział ról jest zarysowany – jedna ze stron formułuje ofertę (oferent), rolą drugiej jest z kolei podjęcie decyzji o jej przyjęciu, odrzuceniu lub zaproponowaniu zmian w stosunku do pierwotnego kształtu oferty. Adresata oferty nazywamy oblatem.

Zawarcie umowy w trybie ofertowym modelowo następuje wskutek przyjęcia oferty. Oferta może zostać przyjęta w okresie jej “ważności” (tak zwane “związanie ofertą”), w którym to decyzja odnośnie zawarcia umowy należy wyłącznie do adresata oferty. 

Okres związania ofertą może, ale nie musi być oznaczony przez oferenta. Jeżeli oferent nie oznaczy terminu, w ciągu którego będzie oczekiwać odpowiedzi od oblata, oferta przestaje wiązać, gdy nie zostanie przyjęta niezwłocznie. Należy jednak pamiętać, że ta zasada obowiązuje tylko w przypadku złożenia oferty w obecności drugiej strony (na przykład podczas osobistej rozmowy stron przyszłej umowy) oraz w przypadku złożenia oferty za pomocą środka bezpośredniego porozumiewania się na odległość (na przykład podczas rozmowy telefonicznej). 

Jeżeli oferta była złożona w inny sposób, to zgodnie z art. 66 § 2 kodeksu cywilnego “przestaje wiązać z upływem czasu, w którym składający ofertę mógł w zwykłym toku czynności otrzymać odpowiedź wysłaną bez nieuzasadnionego opóźnienia”. Przykładowo, jeżeli oferta została złożona w wiadomości mailowej, oceniając okres związania ofertą należy uwzględnić czas potrzebny na odczytanie e-maila, rozważenie oferty i na udzielenie odpowiedzi przez adresata oferty, tj. sformułowanie zwrotnej wiadomości mailowej. Okres związania ofertą w takim przypadku może się różnić w zależności od treści oferty, w tym stopnia jej skomplikowania i obszerności. Z reguły oferta złożona w ten sposób będzie wiązać nie więcej niż kilka dni.

Są to ogólne reguły dotyczące trybu ofertowego zawierania umów. Szczególne regulacje dotyczą między innymi ofert składanych w postaci elektronicznej (ale przy wykorzystaniu innych środków niż poczta elektroniczna), czy ofert między przedsiębiorcami.

Nieodwołalność oferty

Zasadniczo złożona oferta ma charakter nieodwołalny, co oznacza, że w okresie związania ofertą oferent nie może się rozmyślić i wycofać oferty. Jak już wcześniej wskazano, okres związania ofertą to czas decyzji adresata oferty. Przyjęcie oferty w tym czasie powoduje, że dochodzi do zawarcia umowy. 

W niektórych sytuacjach odwołanie oferty jest jednak prawnie dopuszczalne. Ma to miejsce w stosunkach między przedsiębiorcami. Przedsiębiorca składający ofertę innemu przedsiębiorcy może ją odwołać przed zawarciem umowy, ale tylko wtedy, gdy:

• oświadczenie o odwołaniu zostanie złożone drugiej stronie przed wysłaniem przez nią oświadczenia o przyjęciu oferty oraz
• gdy w ofercie nie określono terminu jej przyjęcia lub nie wskazano, że oferta ma charakter nieodwołalny.

Negocjacje

Mniej sformalizowanym sposobem zawarcia umowy są negocjacje. Aby zawrzeć umowę w trybie negocjacji potrzebne jest osiągnięcie porozumienia przez strony co do wszystkich postanowień umowy, które były przedmiotem negocjacji. Strony wypracowują zatem wspólne stanowisko w wyniku składanych wzajemnie propozycji co do kształtu umowy. 

W toku negocjacji często dochodzi do wzajemnego ujawniania sobie przez strony informacji organizacyjnych, finansowych, technologicznych, handlowych. Aby chronić know-how firmy, warto zadbać o zawarcie z partnerem negocjacyjnym umowy o zachowaniu poufności (tak zwana umowa NDA). Żeby usprawnić ten proces można skorzystać ze wzoru umowy dostępnego w aplikacji UMOWNIK. 

Aukcja i przetarg

Aukcja i przetarg jako sposoby zawarcia umowy opierają się na składaniu ofert, przy czym następuje to w ramach pewnej szczególnej procedury.

Cechą charakterystyczną aukcji i przetargu jest jednoczesne zaangażowanie w nie wielu podmiotów (potencjalnych kontrahentów składających oferty). 

Zarówno aukcję jak i przetarg rozpoczyna ogłoszenie o aukcji lub przetargu, które musi określać:

• czas, 
• miejsce, 
• przedmiot oraz warunki aukcji albo przetargu albo wskazywać sposób udostępnienia tych warunków.

Po ogłoszeniu aukcji lub przetargu następuje etap składania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Różnica między aukcją i przetargiem sprowadza się do kryteriów wyboru oferty. W przypadku przetargu kryteriów wyboru oferty może być więcej niż jedno, dodatkowo kryteria te mogą być odpowiednio ważone. Przykładowo, w umowie o roboty budowlane organizator może ustalić, że kryteriami przetargu będzie cena i okres gwarancji jakości na wykonane prace, przy czym kryterium ceny przypisana będzie waga 90%, a kryterium okresu gwarancji 10%. W przypadku aukcji natomiast zasadniczo kryterium jest cena – “kto da więcej”. 

Dodatkowo aukcja charakteryzuje się tym, że oferta złożona w jej toku przestaje wiązać, gdy inny uczestnik aukcji złożył ofertę korzystniejszą. Aukcja toczy się więc do momentu udzielenia przybicia, czyli akceptacji przez organizatora najkorzystniejszej dla niego oferty.

Jeśli chodzi o przetarg, to odgrywa on doniosłą rolę na gruncie zamówień publicznych. Należy jednak pamiętać, że do tego typu przetargów zastosowanie znajdują przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, regulujące odrębnie procedury związane z przetargiem nieograniczonym i ograniczonym.

Sposoby zawierania umów – podsumowanie

Podsumowując, istnieje kilka sposobów zawarcia umów. Niejednokrotnie tryby te wzajemnie się przeplatają – na przykład aukcja i przetarg bazują na modelu ofertowym. Wybór drogi prowadzącej do zawarcia umowy powinien każdorazowo odpowiadać okolicznościom danej sprawy. Zasadniczo strony mają swobodę wyboru sposobu zawarcia umowy. Nie można jednak zapominać, że niekiedy przepisy prawa wprost określają w jakim trybie powinno dojść do zawarcia umowy – mowa tu przede wszystkim o przetargach w ramach zamówień publicznych.

Przeczytaj więcej w artykule: Zasada swobody umów i jej ograniczenia.