Umowy i faktury – czy warto je podpisywać drogą elektroniczną?

Nim odpowiemy na to pytanie warto się zastanowić, jakie są rodzaje czynności prawnych. Dzięki nowelizacji Kodeksu cywilnego jako formę czynności prawnych, oprócz formy elektronicznej i formy pisemnej, uznaje się również formę dokumentową. Według nowelizacji kodeksu „dokumentem” jest każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Co to oznacza w praktyce? Nowelizacja nie wymaga, by dokument był opatrzony podpisem, wystarczy, że będzie zapisany na nośniku umożliwiającym jego odtworzenie oraz zachowanie. Dzięki temu za dokument są uznawane obrazy, dźwięki, wiadomości e-mail, wiadomości SMS czy też pliki komputerowe.

Mimo faktu, iż w dzisiejszych czasach wiadomości mailowe są również uznawane za formę dokumentową, to zawieranie umowy za ich pomocą nie jest już tak bezpieczne. Dlaczego? Odpowiedź jest prosta – autentyczność dokumentu mailowego nadal można podważyć, gdyż w sądzie możemy spotkać się z argumentami typu „To nie ja wysłałem tę wiadomość, tylko moje dziecko” czy „Ktoś ukradł mi komputer i wysłał tę wiadomość za mnie”.

Czy istnieje bezpieczny sposób na wykorzystanie formy dokumentowej?

W chwili obecnej powstaje coraz więcej nowych rozwiązań z branży LegalTech, które umożliwiają wykorzystanie formy dokumentowej. Wśród nich znajduje się aplikacja Umownik, która łączy w sobie najwyższe standardy bezpieczeństwa z niezawodnym działaniem i intuicyjną obsługą kreatora dokumentów.

Co potwierdza autentyczność i bezpieczeństwo dokumentów zawartych za pośrednictwem tego rozwiązania?

1. W celu zawarcia umowy autor dokumentu musi założyć konto i uzupełnić dane podstawowe, takie jak PESEL, imię i nazwisko itp. Informacje te są niezbędne do przeprowadzenia identyfikacji oraz pozwalają na wszczęcie postępowania sądowego, jeżeli by doszło do jakiejkolwiek formy naruszenia bezpieczeństwa. Więcej informacji na ten temat można znaleźć tutaj. Natomiast kontrahent może podpisać umowę bez zakładania konta (zostanie poproszony o uzupełnienie podstawowych danych osobowych również w celu weryfikacji).
2. W celu zawarcia umowy przez kontrahentów, muszą oni znać swój mail. Pozostałe dane osobowe udostępniane są dopiero w momencie zawarcia umowy.
3. Możliwość weryfikacji dokumentów poprzez unikalny kod QR oraz kod liczbowy wykluczają podrobienie.
4. Wszystkie dane są przechowywane w polskim centrum przetwarzania danych spełniającym najwyższe światowe standardy bezpieczeństwa ANSI/TIA-942.
5. Bezterminowa archiwizacja dokumentów i całodobowy dostęp do nich, dzięki czemu istnieje możliwość odtworzenia wiążących ustaleń.
6. W celu dodatkowej weryfikacji kontrahenta istnieje możliwość zawarcia umowy z wykorzystaniem zdjęcia selfie. Dzięki wykorzystaniu tej opcji następuje weryfikacja obu stron umowy, gdyż zdjęcia są wykonywane „na żywo” (nie ma możliwości pobrania obrazu z internetu i podstawienia go).
7. Jeśli umowa jest podpisywana w imieniu spółki, to w przypadku zawierania jej przez pełnomocnika lub prokurenta dodatkowo dołączany jest skan dokumentu potwierdzającego pełnomocnictwo lub prokurę.
8. Negocjowanie zmian odbywa się drogą elektroniczną, a sam proces wprowadzania nowych warunków jest intuicyjny. Zmiana ustaleń jest wyraźnie zaznaczona kolorem niebieskim i wymaga ona potwierdzenia przez kontrahenta.

Bezpieczeństwo zawierania umów w przyjaznych warunkach

Aplikacja Umownik umożliwia użytkownikom szybkie zawieranie umów i w porównaniu z takimi narzędziami jak wiadomość e-mail, SMS, czy tradycyjny podpis zapewnia szereg rozbudowanych zabezpieczeń. Poza wyżej wymienionymi cechami warto również zwrócić uwagę na:

• Uniwersalność zastosowań – na ten moment w bazie Umownika znajduje się ponad 100 wzorów umów. Każdą z nich można szybko dostosować do swoich potrzeb, a następnie przesłać do kontrahenta.
• Wygodny dostęp – aplikację cechuje duża wygoda użytkowania i błyskawiczny dostęp zarówno do kreatora umów, jak i zawartych wcześniej dokumentów. Co istotne, z Umownika można korzystać z dowolnego miejsca na świecie, ponieważ działa zarówno na urządzeniach stacjonarnych, jak i mobilnych.
• Przyjazny interfejs – nawet najlepsze rozwiązanie SaaS nie może liczyć na długofalowe zainteresowanie klientów, jeśli jest topornie zaprojektowane. Zespół Umownika nieustannie wprowadza nowe ulepszenia, zapewniając jak najlepsze wrażenia z użytkowania.
• Doświadczony zespół – za oferowanym przez LawBiz Technology sp. z o.o. rozwiązaniem stoi zespół zaangażowanych profesjonalistów działających od lat w branży prawniczej. Tworzą oni między innymi wzory umów, które są zgodne z aktualnymi przepisami polskiego prawa.

Jak wygląda przesyłanie faktur z wykorzystaniem wiadomości e-mail?

W chwili obecnej faktury wystawione elektronicznie nie muszą być podpisane, ponieważ zgodnie z ostatnim rozporządzeniem faktura musi mieć jedynie zapewnioną autentyczność i integralność, co w rzeczywistości oznacza wysłanie drogą mailową pliku w formacie PDF. To rozwiązanie niesie jednak ze sobą potencjalne zagrożenia. Co się wydarzy, jeżeli tego rodzaju niepodpisany plik zostanie przejęty przez hakera? W najgorszym scenariuszu może on wprowadzić fałszywe dane i wówczas faktura, od której może zależeć los naszej firmy, zostanie zrealizowana, a środki wpłyną na konto przestępcy.

Choć wiele osób wciąż uważa, że cyberprzestępstwa ich nie dotyczą, prawda jest inna – wraz z rozwojem technologii wielu złodziei przenosi swój przestępczy proceder do sieci. Kwestia cyberbezpieczeństwa staje się poważnym tematem, który podejmuje choćby globalny lider tworzenia oprogramowania, jakim jest firma Microsoft.

Narzędzia umożliwiające generowanie faktur, takie jak Umownik, mają wpływ nie tylko na bezpieczeństwo firmy, lecz również upraszczają jej bieżące działania.

Skup się na rozwoju swojego biznesu, a resztę zostaw nam – z Umownikiem kierowanie firmą staje się łatwiejsze! Skontaktuj się z nami, aby się dowiedzieć, jak możesz wykorzystać naszą aplikację w swoim przedsiębiorstwie.

Źródła:
http://www.codozasady.pl/forma-dokumentowa-czynnosci-prawnych/